Selon le L'étude de GallupPrès de 71% des salariés américains se considèrent comme "activement désengagés" au travail. Les tâches quotidiennes répétitives et banales en sont en grande partie responsables. 

C'est une vérité désagréable : de nombreuses entreprises sont aujourd'hui aux prises avec des processus quotidiens qui ne sont pas optimaux. Même les petites inefficacités ont tendance à s'accumuler, provoquant des frustrations inutiles et réduisant la satisfaction des employés au travail.

C'est là que l'automatisation des entreprises peut intervenir, en offrant des moyens de pointe pour améliorer les performances et aider les organisations à atteindre leurs objectifs.

Avantages de l'automatisation des entreprises

Automatisation entreprise désigne l'automatisation, basée sur la technologie, d'activités commerciales complexes. Grâce à des logiciels avancés, un certain nombre de transactions commerciales reproductibles peuvent désormais être effectuées avec une participation humaine beaucoup moins importante. 

Examinons de plus près quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation des processus d'entreprise.

Un degré plus élevé de contrôle des processus

Lorsque toutes les parties du flux de travail peuvent être visualisées sur un seul tableau de bord, il est beaucoup plus facile de suivre l'état d'avancement de chaque projet. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées, basées sur des mesures (des cycles de vente à la facturation et aux tests A/B) et d'atteindre une plus grande précision dans les délais. Vous pouvez toujours rester à l'affût des prochaines actions nécessaires pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Il est plus facile d'adapter les changements opérationnels et les processus organisationnels peuvent être améliorés grâce à des solutions exploitables et étayées par des données.

Moins d'erreurs et plus de temps gagné

Des chaînes d'e-mails interminables, des copies de documents contradictoires, de la paperasserie non traitée et des erreurs humaines involontaires peuvent s'accumuler et perturber gravement le flux de travail d'une équipe. L'automatisation des activités vous permet de détecter rapidement les points critiques et d'y remédier immédiatement. Les outils logiciels automatisés sont destinés à rationaliser les processus en traitant les tâches redondantes et inefficaces. Ils permettent de réduire considérablement les erreurs humaines et de faire gagner un temps précieux aux employés. 

Réduction des coûts opérationnels

Si vous n'utilisez pas des méthodes de travail optimales, vous risquez de sacrifier la rapidité et la précision de vos tâches. Même de petites inefficacités peuvent s'avérer extrêmement coûteuses pour une organisation. L'amélioration significative des processus opérationnels et une meilleure utilisation des ressources de l'entreprise permettent aux organisations de réduire les coûts et de créer de nouvelles sources de revenus ou d'améliorer les sources existantes.

Augmentation de la satisfaction des clients

Grâce à l'automatisation, vous pouvez prendre une longueur d'avance sur vos concurrents en augmentant la valeur ajoutée pour vos clients. L'automatisation peut être particulièrement utile dans les situations où les clients attendent une action rapide et où la personnalisation joue un rôle essentiel (par exemple, lorsque vous souhaitez envoyer des courriels spécifiques à des clients fidèles). Elle est également irremplaçable dans les situations où une erreur humaine peut nuire à la confiance des clients, par exemple lorsqu'une entreprise traite des quantités massives d'informations financières sensibles.

Des employés plus heureux

Il est communément admis que l'automatisation des processus d'entreprise remplace le personnel. En fait, c'est le contraire qui est vrai - elle considère votre équipe comme une priorité absolue. Grâce à l'automatisation des tâches, les employés sont libérés des activités banales et peuvent s'atteler à des tâches beaucoup plus créatives, stratégiques et utiles. 

Outils d'automatisation commerciale couramment utilisés

Dans les organisations d'aujourd'hui, le nombre d'outils et de programmes basés sur les technologies d'automatisation augmente rapidement. Jetons un coup d'œil à certains d'entre eux.

L'automatisation des processus robotiques (RPA). Elle s'appuie sur des robots logiciels (bots) ou des travailleurs dotés d'une intelligence artificielle (IA) qui effectuent des tâches répétitives et en grande quantité. Ils le font rapidement et plus efficacement qu'un humain moyen. La RPA est largement utilisée dans les processus d'identification et d'extraction de données, les opérations bancaires et financières, les activités de commerce électronique, les pratiques d'assistance à la clientèle, etc.

Applications de la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) et de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces types de logiciels peuvent scanner et "lire" différentes formes de texte. Les logiciels ROC traduisent les images scannées d'informations textuelles (imprimées ou dactylographiées) et transforment les scans en texte codé par la machine. Le logiciel ICR est plus spécifique et traite différents styles d'écriture.

Logiciel de documentation automatisée. Il peut être défini comme un système de gestion de contenu qui importe, exporte et enregistre toutes les données pertinentes pour l'entreprise. Vous pouvez le considérer comme une bibliothèque structurée de fichiers importants auxquels il est facile d'accéder à tout moment.

Formes intelligentes. Ces formulaires éliminent les processus commerciaux inutiles liés à la manipulation de formulaires papier : les imprimer, les remplir, en faire des copies, etc. Avec les formulaires intelligents, vous pouvez créer des documents personnalisables (numériques ou imprimés) et les enregistrer sans effort dans votre système de gestion de contenu (CMS). 

Même si le passage à l'automatisation peut parfois sembler difficile, les avantages à long terme dépassent généralement de loin les ressources investies. 

Les services qui peuvent bénéficier de l'automatisation de la gestion

L'automatisation des entreprises peut être appliquée dans un large éventail de domaines et dans plusieurs départements des organisations. En voici quelques exemples.

Les avantages de l'automatisation de la gestion pour le département des ventes

Les outils d'automatisation permettent aux équipes de vente de se concentrer là où il le faut. Les commerciaux passent moins de temps à enregistrer leurs activités et utilisent ce temps pour passer des appels téléphoniques et conclure des affaires. Les logiciels d'automatisation commerciale peuvent être utilisés pour planifier des rendez-vous, conserver un enregistrement précis des résultats des appels, créer des listes de prospects qui peuvent être chargées dans votre CRM, mettre en relation des prospects avec des représentants, etc.

Les avantages de l'automatisation de la gestion pour le département marketing

L'exécution manuelle des campagnes de marketing peut souvent prendre beaucoup de temps. Vous pouvez réduire considérablement les ressources nécessaires en automatisant certaines activités de marketing, telles que la gestion des flux d'e-mails, la publication de messages automatisés sur les réseaux sociaux, l'analyse des résultats des campagnes de marketing, etc. Les efforts de marketing sont généralement fusionnés avec les systèmes de gestion de la relation client pour une performance encore plus fluide.

Les avantages de l'automatisation des activités pour le département des ressources humaines

Dans le domaine des ressources humaines, les logiciels d'automatisation sont utilisés pour numériser et automatiser les tâches répétitives, telles que la sélection des dossiers de candidature, la planification des entretiens avec les candidats potentiels, les procédures d'intégration des employés, le chronométrage, la gestion des salaires et des avantages sociaux, etc. 

Les avantages de l'automatisation de la gestion pour le département des finances

Les fonctions commerciales liées à la comptabilité comprennent souvent une série de tâches qui peuvent être automatisées. La liste peut inclure la tenue des comptes, la gestion des dépenses, l'envoi de factures récurrentes, le traitement des salaires, les procédures d'achat, le rapprochement des paiements, les solutions fiscales, etc. L'automatisation permet également de consolider les données financières essentielles provenant de différents systèmes en vue d'une analyse plus approfondie avec une intervention humaine minimale.

Notre dernier article examine en détail l'automatisation de la comptabilité : Automatisation de la comptabilité

***

Il existe aujourd'hui un certain nombre de technologies d'automatisation des entreprises, qui peuvent être adaptées spécifiquement aux besoins de l'organisation. L'automatisation est considérée comme l'avenir de l'entreprise, et ce pour une bonne raison. Elle a le potentiel de transformer les processus fondamentaux de l'entreprise, d'optimiser les activités quotidiennes et de décharger les employés des tâches inutiles, leur permettant ainsi de se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment à long terme.