De acordo com Pesquisa da GallupDe acordo com um estudo realizado pela revista "The New York Times", quase 71% dos trabalhadores americanos consideram-se "ativamente desinteressados" no trabalho. Uma boa parte da culpa recai sobre as tarefas quotidianas repetitivas e mundanas. 

É uma verdade incómoda que muitas empresas se debatem atualmente com processos diários que não são os melhores. Mesmo as pequenas ineficiências tendem a acumular-se, causando frustrações desnecessárias e diminuindo a satisfação dos empregados com o trabalho.

É aí que a automação comercial pode intervir, oferecendo formas avançadas de melhorar o desempenho e ajudar as organizações a atingir os seus objectivos comerciais.

Benefícios da automatização empresarial

Automatização comercial refere-se à automatização, com base na tecnologia, de actividades comerciais complexas. Graças ao software avançado, uma série de transacções comerciais repetitivas podem agora ser executadas com muito menos envolvimento humano. 

Vamos analisar mais detalhadamente alguns dos principais benefícios da automatização dos processos empresariais.

Um maior grau de controlo do processo

Quando todas as partes do fluxo de trabalho podem ser visualizadas num único painel de controlo, é muito mais fácil acompanhar o estado de progresso de cada projeto. Permite-lhe tomar decisões informadas e baseadas em métricas (desde ciclos de vendas a faturação e testes A/B) e obter maior precisão com os prazos. Pode estar sempre a par das próximas acções necessárias para atingir os objectivos comerciais. A adaptação das alterações operacionais torna-se mais fácil e os processos organizacionais podem ser melhorados com soluções accionáveis e baseadas em dados.

Menos erros e mais tempo poupado

Cadeias de correio eletrónico intermináveis, cópias de documentos contraditórias, papelada não processada e erros humanos não intencionais podem acumular-se e perturbar gravemente o fluxo de trabalho de qualquer equipa. A automatização empresarial permite-lhe detetar rapidamente os pontos críticos e resolvê-los imediatamente. As ferramentas de software automatizadas destinam-se a simplificar os processos, tratando de tarefas redundantes e ineficazes. Podem reduzir significativamente os erros humanos e poupar o valioso tempo dos funcionários. 

Redução dos custos operacionais

Se não estiver a utilizar métodos de trabalho optimizados, é provável que sacrifique a velocidade e a precisão das suas tarefas. Mesmo as pequenas ineficiências podem ser extremamente dispendiosas para uma organização. Com a melhoria significativa dos processos empresariais e uma melhor utilização dos recursos da empresa, as organizações podem reduzir custos e criar novos - ou melhores - fluxos de receitas.

Aumento da satisfação do cliente

Com a automatização do negócio, pode estar um passo à frente dos seus concorrentes, aumentando o valor para os clientes. A automatização pode ser especialmente útil em situações em que os clientes esperam uma ação rápida e em que a personalização desempenha um papel vital (por exemplo, sempre que quiser enviar e-mails específicos a clientes fiéis). Também é insubstituível em situações em que um erro humano pode prejudicar a confiança do cliente - por exemplo, quando uma empresa lida com grandes quantidades de informação financeira sensível.

Empregados mais felizes

É um mito comum que a automatização dos processos empresariais substitui as pessoas. Na verdade, o oposto é verdadeiro - considera a sua equipa como uma prioridade máxima. Com mais tarefas automatizadas, os funcionários ficam livres de actividades mundanas e podem prosseguir com um trabalho substancialmente mais criativo, estratégico e significativo. 

Ferramentas de automatização comercial comummente utilizadas

Nas organizações actuais, existe um número cada vez maior de ferramentas e programas baseados em tecnologias de automatização. Vejamos algumas delas.

Automação robótica de processos (RPA). Baseia-se em robôs de software (bots) ou trabalhadores com inteligência artificial (IA) que executam tarefas repetitivas e de grande volume. Fazem-no rapidamente e de forma mais eficiente do que um ser humano médio. A RPA é amplamente utilizada em processos de identificação e extração de dados, operações bancárias e financeiras, actividades de comércio eletrónico, práticas de atendimento ao cliente, etc.

Aplicações de reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) e aplicações de reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Estes tipos de software podem digitalizar e "ler" diferentes formas de texto. O software OCR traduz imagens digitalizadas de informações textuais (impressas ou dactilografadas) e transforma as digitalizações em texto codificado por máquina. O ICR é mais específico e lida com vários estilos de escrita manual.

Software de documentação automatizado. Pode ser definido como um sistema de gestão de conteúdos que importa, exporta e regista todos os dados relevantes para a empresa. Pode ser visto como uma biblioteca estruturada de ficheiros importantes que podem ser facilmente acedidos em qualquer altura.

Formulários inteligentes. Estes formulários eliminam processos empresariais desnecessários relacionados com o manuseamento de formulários em papel: imprimi-los, preenchê-los, fazer cópias, etc. Com os formulários inteligentes, pode criar documentos personalizáveis (digitais ou impressos) e guardá-los sem esforço no seu sistema de gestão de conteúdos (CMS). 

Embora a mudança para a automatização possa, por vezes, parecer um desafio, os benefícios a longo prazo compensam largamente os recursos investidos. 

Departamentos que podem beneficiar da automatização empresarial

A automatização empresarial pode ser aplicada numa vasta gama de domínios e em vários departamentos das organizações. Eis alguns exemplos.

As vantagens da automatização comercial para o departamento comercial

As ferramentas de automatização permitem que as equipas de vendas se concentrem no que é devido. Os vendedores passam menos horas a registar as suas actividades e utilizam esse tempo para fazer chamadas telefónicas e fechar negócios. O software de automatização comercial pode ser utilizado para agendar marcações, manter um registo exato dos resultados das chamadas, criar listas de oportunidades que podem ser carregadas no seu CRM, fazer corresponder as oportunidades aos representantes, etc.

As vantagens da automatização comercial para o departamento de marketing

A execução manual de campanhas de marketing pode muitas vezes consumir muito tempo. Pode reduzir drasticamente os recursos necessários automatizando actividades de marketing seleccionadas, como a gestão de fluxos de correio eletrónico, a publicação de mensagens automáticas nas redes sociais, a análise dos resultados das campanhas de marketing e outras. Os esforços de marketing são normalmente combinados com os sistemas de gestão das relações com os clientes para um desempenho ainda mais fluido.

Os benefícios da automatização empresarial para o departamento de RH

Nos RH, o software de automatização é utilizado para digitalizar e automatizar tarefas repetitivas, como a triagem de documentos de candidatura a emprego, a marcação de entrevistas com potenciais candidatos, os procedimentos de integração de empregados, o registo de horas, a gestão de folhas de pagamento e de pacotes de benefícios, etc. 

Os benefícios da automatização comercial para o departamento financeiro

As funções empresariais relacionadas com a contabilidade incluem frequentemente uma série de tarefas que podem ser automatizadas. A lista pode incluir contabilidade, gestão de despesas, envio recorrente de facturas, processamento de salários, procedimentos de aquisição, reconciliação de pagamentos, soluções fiscais, etc. A automatização também ajuda a consolidar dados financeiros críticos de vários sistemas para análise posterior com um mínimo de intervenção humana.

O nosso último artigo analisa em pormenor a automatização da contabilidade: Automatização da contabilidade

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Atualmente, estão disponíveis várias tecnologias de automatização empresarial, que podem ser adaptadas especificamente às necessidades da organização. A automatização é considerada o futuro do negócio, e por uma boa razão. Tem o potencial de transformar os principais processos empresariais, otimizar as actividades diárias e libertar os funcionários de trabalho desnecessário, permitindo-lhes concentrarem-se em tarefas que realmente importam a longo prazo.