Czy jesteś zmęczony żmudnym wprowadzaniem danych w swojej firmie? A może spędzasz godziny na zamykaniu ksiąg każdego miesiąca? Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na którekolwiek z tych pytań, mam dla Ciebie idealne rozwiązanie. Automatyzacja zadań księgowych rośnie dzięki postępowi technologicznemu i innowacyjnym firmom. Ostatnie statystyki wykazały, że 75% zadań księgowych można zautomatyzować za pomocą odpowiednich programów. Automatyzacja księgowości może zapewnić Twojej firmie wiele różnych korzyści, od oszczędności kosztów po poprawę wydajności pracowników, dzięki czemu warto rozważyć jej wdrożenie w swojej branży.

Jakie obszary powinny zostać zautomatyzowane?

Zanim przejdziemy do korzyści, jakie automatyzacja księgowości może zapewnić Twojej firmie, powinieneś zrozumieć, które obszary można zautomatyzować. Pierwszym obszarem, który należy zautomatyzować, aby uniknąć godzin spędzonych na wprowadzaniu danych, są konta bankowe i karty kredytowe. Wiele programów księgowych pozwala na płynną integrację miesięcznych wyciągów bankowych i wyciągów z kart kredytowych, zastępując czas spędzony na wprowadzaniu każdej transakcji. Nadal będziesz musiał przeglądać konta i dokonywać uzgodnień, ale większość pracy zostanie wykonana za Ciebie.

Inwentaryzacja i lista płac powinny być również łatwe do zautomatyzowania. Integracja z oprogramowaniem płacowym lub dostawcą listy płac powinna być prosta, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności po stronie użytkownika. Po przetworzeniu listy płac dane trafią bezpośrednio do księgi głównej. To samo dotyczy zapasów. Gdy zapasy są kupowane lub sprzedawane, konto zapasów powinno być automatycznie aktualizowane za pomocą automatyzacji księgowania, aby wyeliminować wszelkie domysły dotyczące ilości zapasów w magazynie.

Być może najbardziej krytycznym obszarem biznesowym, który powinien zostać zautomatyzowany, jest kategoria zobowiązań. Po otrzymaniu faktury nie powinieneś spędzać godzin na ręcznym wprowadzaniu każdego elementu danych. Fakturę można bezpośrednio wprowadzić do oprogramowania księgowego, aby zapewnić terminowe płatności i poprawić wydajność.

Oszczędność czasu

Ilość czasu, który można zaoszczędzić dzięki automatyzacji księgowości jest astronomiczna. Znasz powiedzenie "czas to pieniądz"? Jest ono szczególnie prawdziwe w biznesie. Im więcej czasu Ty lub Twoi pracownicy poświęcacie na zbędne wprowadzanie danych, tym więcej pieniędzy zapłacicie. Automatyzacja księgowości może pozwolić ci na pozyskiwanie nowych klientów lub skupienie się na innych istotnych obszarach działalności, zamiast siedzieć przy komputerze i wprowadzać transakcje.

Redukcja kosztów związanych z wprowadzaniem danych

Automatyzacja księgowości pozwala obniżyć koszty w całej firmie. Możesz mieć pewność, że automatyzacja księgowości jest właściwym posunięciem dla Twojej firmy. biznesOd mniejszych wydatków na opłacenie księgowego po skorzystanie z rabatów od dostawców dzięki szybszemu przetwarzaniu faktur. Stare i przestarzałe procedury przetwarzania mogą szybko zwiększyć miesięczne wydatki. Zmniejsz te wydatki i przeznacz pieniądze na inne cele, takie jak zakup większej ilości sprzętu lub zatrudnienie dodatkowego pracownika.

Poprawa produktywności pracowników

Wydajność pracowników jest kwestią istotną dla każdej firmy. Chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy wykonują swoją pracę na czas, aby zmaksymalizować korzyści, jakie w pełni Ci zapewniają. Jedną z największych korzyści, jakie automatyzacja księgowości może zapewnić pracownikom, jest poprawa samopoczucia. Pracownicy będą mniej zestresowani próbami uzupełnienia wszystkich żmudnych danych, co prowadzi do poprawy wydajności i produktywności. Automatyzacja księgowości zdejmie z nich ten ciężar, dając pracownikom możliwość zapewnienia dodatkowej wartości w postaci analiz i nowych pomysłów. Jest to sytuacja korzystna zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników.

Tworzenie dokładnych danych

Kolejną istotną korzyścią, jaką może zapewnić automatyzacja księgowości, są dokładne dane. Dokładne wprowadzanie danych prowadzi do poprawnych raportów, które można wykorzystać do planowania podatkowego i prognozowania rozwoju biznesu. Systemy sztucznej inteligencji wykorzystywane w automatyzacji księgowości pomagają wyeliminować ryzyko błędu ludzkiego. Gdy wymagane jest wprowadzanie dużej ilości danych, powszechne błędy ludzkie obejmują powielanie wpisów, zapominanie o przyjęciach i transponowanie danych. Wszystkie te błędy mogą być kosztowne do naprawienia. Nie chcesz przecież podwójnie płacić za tę samą fakturę lub w ogóle jej nie zapłacić.

Prowadzi do danych w czasie rzeczywistym

Zautomatyzowany system księgowy zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Nie trzeba czekać z przeglądaniem raportów do końca miesiąca. Zamiast tego możesz przeglądać raporty codziennie, gdy są aktualizowane o najnowszą fakturę lub transakcję. Daje to wgląd w kondycję firmy, co może pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych decyzji biznesowych. Być może zapomniałeś o wystawionej fakturze lub wypisanym czeku. Przeglądanie informacji w czasie rzeczywistym pomoże ci uzyskać pełny obraz finansowy twojej firmy.

Dodatkowe zabezpieczenia

Automatyzacja księgowości może również zapewnić firmie dodatkowe bezpieczeństwo. Otrzymywanie wielu papierowych faktur lub wypisywanie różnych czeków może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, ponieważ znajdują się na nich poufne informacje. Automatyzacja procesu fakturowania zmniejszy ryzyko naruszenia danych. Ponadto można wdrożyć więcej środków bezpieczeństwa w systemie automatyzacji księgowości, takich jak funkcje chronione hasłem, aby powstrzymać oszustwa pracowników. Jeśli pracownik szybko uzyska dostęp do książeczki czekowej, będzie bardziej skłonny do popełnienia oszustwa, ponieważ istnieje taka możliwość.

Wprowadza możliwości oparte na chmurze

Automatyzacja księgowości często odbywa się za pomocą programu, który przechowuje informacje w chmurze. Oznacza to, że dostęp do informacji można uzyskać praktycznie z dowolnego miejsca, a dane są zawsze archiwizowane. Przejście na wirtualne miejsce pracy stało się rzeczywistością dla wielu pracodawców, stwarzając potrzebę dostosowania się do nowej zmiany. Możliwości oparte na chmurze pozwalają pracownikom pracować w różnych lokalizacjach, ale nadal wykonywać niezbędną pracę. Co więcej, utrata ważnych danych może być katastrofą dla wielu firm. Na szczęście automatyzacja księgowości zapobiega takiej katastrofie i daje ci pewność, że twoje dane są bezpieczne i mają kopie zapasowe.

Promuje rozwój biznesu

Każda firma marzy o podwojeniu rozmiaru i poprawie marży zysku, a automatyzacja księgowości daje narzędzia do tego wzrostu. Wraz ze wzrostem poziomu transakcji i przepływem danych z firmy, chcesz mieć pewność, że wszystko jest rejestrowane dokładnie i na czas. Automatyzacja księgowości rośnie wraz z Tobą, skutecznie obsługując wzrost liczby transakcji. Gdy wszystko jest rejestrowane terminowo i dokładnie, można lepiej planować rozwój, od pełnego zrozumienia potrzeb pracowniczych po zakup odpowiedniej ilości zapasów.