Está cansado das tarefas aborrecidas de introdução de dados na sua empresa? E que tal passar horas a fechar os livros todos os meses? Se respondeu sim a qualquer uma destas perguntas, tenho a solução perfeita para si. A automatização das tarefas contabilísticas está a aumentar graças aos avanços tecnológicos e às empresas inovadoras. Estatísticas recentes mostram que 75% das tarefas contabilísticas podem ser automatizadas com os programas certos. A automatização da contabilidade pode proporcionar à sua empresa muitos benefícios diferentes, desde medidas de poupança de custos até à melhoria da eficiência dos funcionários, o que faz com que seja algo a considerar a implementação na sua indústria.

Que áreas devem ser automatizadas?

Antes de entrarmos nos benefícios que a automatização da contabilidade pode proporcionar à sua empresa, deve compreender quais as áreas que podem ser automatizadas. A primeira área que deve ser automatizada para evitar horas gastas na introdução de dados é a das contas bancárias e dos cartões de crédito. Muitos programas de software de contabilidade permitem a integração perfeita de extractos mensais de bancos e cartões de crédito, substituindo o tempo gasto a introduzir cada transação. Continua a ser necessário analisar as contas e efetuar as reconciliações, mas a maior parte do trabalho é feita por si.

O inventário e o processamento de salários também devem ser facilmente automatizados. A integração do seu software de processamento de salários ou do fornecedor de folhas de pagamento deve ser simples, sem necessidade de trabalho adicional da sua parte. Assim que a folha de pagamentos for processada, os dados fluirão diretamente para o seu livro-razão. O mesmo se aplica ao inventário. Quando os fornecimentos são comprados ou vendidos, a sua conta de inventário deve ser actualizada automaticamente com a automatização da contabilidade para eliminar qualquer adivinhação sobre a quantidade de stock disponível.

Talvez a área de negócio mais crítica que deve ser automatizada seja a categoria de contas a pagar. Quando uma fatura é recebida, não deve ter de passar horas a introduzir cada dado à mão. A fatura pode ser introduzida diretamente no seu software de contabilidade para garantir pagamentos atempados e melhorar a eficiência.

Poupa-lhe tempo

A quantidade de tempo que se pode poupar com a automatização da contabilidade é astronómica. Conhece o ditado "tempo é dinheiro"? Bem, isso é especialmente verdade no mundo dos negócios. Quanto mais tempo você ou os seus empregados gastarem na introdução de dados redundantes, mais dinheiro estarão a pagar. A automatização da contabilidade pode permitir-lhe procurar novos clientes ou concentrar-se noutras áreas essenciais do negócio em vez de estar sentado ao computador a introduzir transacções.

Reduzir os custos associados à introdução de dados

A automatização da contabilidade permite-lhe reduzir os custos em toda a sua empresa. Pode ter a certeza de que a automatização da contabilidade é o passo certo para a sua empresa. comercialDesde menos dinheiro gasto a pagar a um contabilista a tirar partido de descontos de fornecedores devido ao tempo de processamento mais rápido das facturas. Procedimentos de processamento antigos e desactualizados podem aumentar rapidamente as suas despesas mensais. Reduza estas despesas e utilize o dinheiro para fins alternativos, como a compra de mais equipamento ou a contratação de um empregado adicional.

Melhorar a produtividade dos empregados

A produtividade dos empregados é uma preocupação em todas as empresas. Quer ter a certeza de que os seus empregados estão a fazer o seu trabalho atempadamente para maximizar os benefícios que lhe estão a proporcionar. Um dos principais benefícios que a automatização da contabilidade pode proporcionar aos seus empregados é um aumento do bem-estar. Os empregados ficarão menos stressados com a tentativa de completar toda a entediante introdução de dados, levando a uma maior eficiência e produtividade. A automatização da contabilidade irá aliviar este fardo, dando aos seus empregados a capacidade de fornecer valor adicional em análises e novas ideias. É uma situação vantajosa para si e para os seus empregados.

Produzir dados exactos

Outro benefício vital que a automatização da contabilidade pode proporcionar são os dados exactos. A introdução de dados exactos conduz a relatórios correctos, que podem ser utilizados para o planeamento fiscal e a previsão do crescimento da empresa. Os sistemas de inteligência artificial utilizados na automatização da contabilidade ajudam a eliminar o risco de erro humano. Quando é necessária uma grande quantidade de entrada de dados, os erros humanos comuns incluem entradas duplicadas, esquecimento de admissões e transposição de dados. Todos estes erros podem ser dispendiosos de corrigir. Não é desejável pagar duas vezes a mesma fatura ou deixar de pagar uma fatura.

Conduz a dados em tempo real

Quando um sistema de contabilidade é automatizado, terá acesso a dados em tempo real. Não há necessidade de esperar para ver os relatórios até ao final do mês. Em vez disso, pode ver os relatórios diariamente à medida que são actualizados com a fatura ou transação mais recente. Isto pode dar-lhe uma visão do estado da sua empresa, o que o pode ajudar a tomar decisões comerciais mais informadas. Talvez se tenha esquecido de uma fatura que estava a sair ou de um cheque que foi passado. Ver as informações em tempo real ajudá-lo-á a obter uma imagem financeira completa da sua empresa.

Segurança acrescida

A automatização da contabilidade também pode dar mais segurança à sua empresa. A receção de várias facturas em papel ou a emissão de vários cheques pode constituir uma ameaça à segurança, uma vez que esses itens contêm informações confidenciais. Automatizar o seu processo de faturação reduzirá o risco de violação dos seus dados. Além disso, pode implementar mais medidas de segurança com um sistema de automatização da contabilidade, tais como funções protegidas por palavra-passe para impedir a fraude dos empregados. Se um funcionário tiver acesso rápido a um livro de cheques, é mais provável que cometa uma fraude, uma vez que existe essa oportunidade.

Traz capacidades baseadas na nuvem

A automatização da contabilidade é frequentemente efectuada através de um programa que armazena informações na nuvem. Isto significa que pode aceder à informação a partir de praticamente qualquer lugar e que os seus dados têm sempre uma cópia de segurança. A mudança para um local de trabalho virtual tornou-se uma realidade para muitos empregadores, criando a necessidade de os empregadores se adaptarem à nova mudança. As capacidades baseadas na nuvem permitem que os seus empregados trabalhem em vários locais, mas continuem a realizar o trabalho necessário. Além disso, a perda de dados importantes pode ser um desastre para muitas empresas. Felizmente, a automatização da contabilidade evita este desastre e dá-lhe a tranquilidade de saber que os seus dados estão seguros e têm uma cópia de segurança.

Promove o crescimento do negócio

Todas as empresas sonham em duplicar a sua dimensão e melhorar as margens de lucro, e a automatização da contabilidade dá-lhe as ferramentas para esse crescimento. À medida que os níveis de transação aumentam e os dados entram e saem da sua empresa, quer ter a certeza de que tudo é registado com precisão e atempadamente. A automatização da contabilidade cresce consigo, tratando eficazmente o aumento das transacções. Quando tudo é registado atempadamente e com exatidão, pode planear melhor o crescimento, desde a compreensão total das necessidades de mão de obra até à compra da quantidade correcta de inventário.