¿Está cansado de las tediosas tareas de introducción de datos en su empresa? ¿Y de pasar horas cerrando las cuentas cada mes? Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, tengo la solución perfecta para usted. La automatización de las tareas contables está en auge gracias a los avances tecnológicos y a las empresas innovadoras. Estadísticas recientes han demostrado que el 75% de las tareas contables pueden automatizarse con los programas adecuados. La automatización de la contabilidad puede proporcionar a su empresa muchas ventajas diferentes, desde medidas de ahorro de costes hasta una mayor eficiencia de los empleados, por lo que es algo que debe considerar implantar en su sector.

¿Qué áreas deben automatizarse?

Antes de entrar en los beneficios que la automatización de la contabilidad puede aportar a su empresa, debe comprender qué áreas pueden automatizarse. La primera área que debería automatizarse para evitar horas dedicadas a la introducción de datos son las cuentas bancarias y de tarjetas de crédito. Muchos programas de software de contabilidad permiten una integración perfecta de los extractos bancarios y de tarjetas de crédito mensuales, lo que sustituye el tiempo dedicado a introducir cada transacción. Seguirá siendo necesario revisar las cuentas y completar las conciliaciones, pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.

El inventario y las nóminas también deben ser fácilmente automatizables. La integración de su software de nóminas o proveedor de nóminas debe ser sencilla, sin necesidad de trabajo adicional por su parte. Una vez procesada la nómina, los datos fluirán directamente a su libro mayor. Lo mismo ocurre con el inventario. Cuando se compran o venden suministros, la cuenta de inventario debe actualizarse automáticamente con la automatización contable para eliminar cualquier conjetura sobre la cantidad de existencias disponibles.

Quizá el área empresarial más crítica que debería automatizarse es la de cuentas por pagar. Cuando se recibe una factura, no debería tener que pasar horas introduciendo cada dato a mano. Puede introducir la factura directamente en su software de contabilidad para garantizar la puntualidad de los pagos y mejorar la eficiencia.

Le ahorra tiempo

La cantidad de tiempo que puede ahorrar con la automatización de la contabilidad es astronómica. ¿Conoce el dicho "el tiempo es oro"? Bueno, eso es especialmente cierto en los negocios. Cuanto más tiempo dediquen usted o sus empleados a introducir datos redundantes, más dinero estará pagando. La automatización de la contabilidad puede permitirle buscar nuevos clientes o centrarse en otras áreas esenciales del negocio en lugar de estar sentado frente a un ordenador introduciendo transacciones.

Reducir los costes asociados a la introducción de datos

La automatización de la contabilidad le permite reducir costes en toda su empresa. Puede estar seguro de que la automatización contable es el paso adecuado para su empresaDesde gastar menos dinero en pagar a un contable hasta aprovechar los descuentos de los proveedores gracias a la mayor rapidez en la tramitación de las facturas. Los procedimientos de procesamiento antiguos y anticuados pueden disparar rápidamente sus gastos mensuales. Reduzca estos gastos y destine el dinero a usos alternativos, como la compra de más equipos o la contratación de un empleado adicional.

Mejorar la productividad de los empleados

La productividad de los empleados es una preocupación en todas las empresas. Usted quiere estar seguro de que sus empleados están haciendo su trabajo a tiempo para maximizar el beneficio que le están proporcionando plenamente. Uno de los principales beneficios que la automatización de la contabilidad puede proporcionar a sus empleados es un aumento de su bienestar. Los empleados estarán menos estresados por intentar completar toda la tediosa introducción de datos, lo que se traducirá en una mayor eficiencia y productividad. La automatización de la contabilidad aliviará esta carga, dando a sus empleados la capacidad de proporcionar valor adicional en análisis y nuevas ideas. Es una situación en la que tanto usted como sus empleados salen ganando.

Producir datos precisos

Otro beneficio vital que la automatización de la contabilidad puede proporcionarle es la precisión de los datos. La introducción de datos precisos da lugar a informes correctos, que pueden utilizarse para la planificación fiscal y la previsión del crecimiento empresarial. Los sistemas de inteligencia artificial utilizados en la automatización de la contabilidad ayudan a eliminar el riesgo de error humano. Cuando se requiere una gran cantidad de entrada de datos, los errores humanos comunes incluyen entradas duplicadas, olvido de ingresos y transposición de datos. Todos estos errores pueden ser costosos de solucionar. No querrá pagar dos veces la misma factura o dejar de pagar una factura por completo.

Conduce a los datos en tiempo real

Cuando un sistema contable está automatizado, tendrá acceso a datos en tiempo real. No es necesario esperar hasta final de mes para ver los informes. En su lugar, puede consultar los informes diariamente, a medida que se actualizan con la última factura o transacción. Esto puede darle una idea de la salud de su negocio, lo que puede ayudarle a tomar decisiones empresariales más informadas. Tal vez se olvidó de una factura que iba a salir o de un cheque que se emitió. Ver la información en tiempo real le ayudará a tener una visión financiera completa de su negocio.

Seguridad añadida

La automatización de la contabilidad también puede aportar seguridad a su empresa. Recibir varias facturas en papel o extender varios cheques puede ser una amenaza para la seguridad, ya que en esos documentos hay información confidencial. Automatizar el proceso de facturación reducirá el riesgo de que sus datos sean violados. Además, puede implementar más medidas de seguridad con un sistema de automatización de la contabilidad, como funciones protegidas por contraseña para disuadir el fraude de los empleados. Si un empleado tiene acceso rápido a un talonario de cheques, será más probable que cometa fraude, ya que la oportunidad está ahí.

Capacidades basadas en la nube

La automatización de la contabilidad suele realizarse a través de un programa que almacena la información en la nube. Esto significa que se puede acceder a la información desde prácticamente cualquier lugar y que los datos siempre tienen una copia de seguridad. El cambio a un lugar de trabajo virtual se ha convertido en una realidad para muchos empresarios, lo que crea la necesidad de que los empresarios se adapten al nuevo cambio. Las capacidades basadas en la nube permiten a sus empleados trabajar en distintas ubicaciones sin dejar de realizar el trabajo necesario. Además, perder datos importantes puede ser un desastre para muchas empresas. Por suerte, la automatización de la contabilidad disuade de este desastre y le da la tranquilidad de que sus datos están seguros y respaldados.

Fomenta el crecimiento empresarial

Toda empresa sueña con duplicar su tamaño y mejorar sus márgenes de beneficio, y la automatización de la contabilidad le proporciona las herramientas para ese crecimiento. A medida que aumentan los niveles de transacciones y los datos entran y salen de su empresa, usted quiere estar seguro de que todo se registra con precisión y puntualidad. La automatización de la contabilidad crece con usted, gestionando eficazmente el aumento de las transacciones. Cuando todo se registra a tiempo y con precisión, puede planificar mejor el crecimiento, desde la plena comprensión de las necesidades de mano de obra hasta la compra de la cantidad correcta de inventario.