Ar pavargote nuo varginančių duomenų įvedimo užduočių savo versle? O gal kiekvieną mėnesį valandų valandas praleidžiate uždarinėdami buhalterinę apskaitą? Jei į bet kurį iš šių klausimų atsakėte teigiamai, turiu jums puikų sprendimą. Dėl technologinės pažangos ir novatoriškų įmonių vis dažniau automatizuojamos apskaitos užduotys. Naujausi statistiniai duomenys rodo, kad 75% apskaitos užduočių galima automatizuoti naudojant tinkamas programas. Apskaitos automatizavimas gali suteikti jūsų įmonei daug įvairios naudos, pradedant išlaidų taupymo priemonėmis ir baigiant didesniu darbuotojų efektyvumu, todėl verta apsvarstyti galimybę jį įdiegti savo pramonėje.

Kokias sritis reikėtų automatizuoti?

Prieš pradedant aptarti apskaitos automatizavimo naudą jūsų verslui, turėtumėte suprasti, kurias sritis galima automatizuoti. Pirmoji sritis, kurią reikėtų automatizuoti, kad išvengtumėte valandų, praleistų įvedant duomenis, yra banko ir kredito kortelių sąskaitos. Daugelis apskaitos programinės įrangos programų leidžia sklandžiai integruoti mėnesines banko ir kredito kortelių išrašus, taip pakeičiant laiką, sugaištą įvedant kiekvieną operaciją. Jums vis tiek reikės peržiūrėti sąskaitas ir atlikti suderinimus, tačiau didžioji dalis darbo bus atlikta už jus.

Inventorizacija ir darbo užmokesčio apskaičiavimas taip pat turėtų būti lengvai automatizuoti. Integracija su jūsų darbo užmokesčio programine įranga arba darbo užmokesčio mokėjimo paslaugų teikėju turėtų būti paprasta ir nereikalaujanti papildomo darbo iš jūsų pusės. Apdorojus darbo užmokestį, duomenys pateks tiesiai į jūsų didžiąją knygą. Tas pats pasakytina ir apie atsargas. Kai perkamos ar parduodamos atsargos, jūsų atsargų sąskaita turėtų būti automatiškai atnaujinama naudojant apskaitos automatizavimą, kad nereikėtų spėlioti, kiek atsargų yra sandėlyje.

Bene svarbiausia verslo sritis, kurią reikėtų automatizuoti, yra mokėtinų sumų kategorija. Kai gaunama sąskaita faktūra, jums nereikėtų valandų valandas rankomis įvedinėti kiekvieno duomenų elemento. Sąskaitą faktūrą galite tiesiogiai įvesti į apskaitos programą, kad užtikrintumėte savalaikius mokėjimus ir padidintumėte efektyvumą.

Taupo jūsų laiką

Automatizuodami apskaitą galite sutaupyti daugybę laiko. Žinote posakį "laikas - pinigai"? Tai ypač aktualu versle. Kuo daugiau laiko jūs ar jūsų darbuotojai sugaišite nereikalingam duomenų įvedimui, tuo daugiau pinigų sumokėsite. Apskaitos automatizavimas gali leisti jums siekti naujų klientų arba sutelkti dėmesį į kitas svarbias verslo sritis, užuot sėdėjus prie kompiuterio ir įvedinėjus operacijas.

Sumažinkite išlaidas, susijusias su duomenų įvedimu

Apskaitos automatizavimas leidžia sumažinti išlaidas visame versle. Galite būti tikri, kad apskaitos automatizavimas yra tinkamas žingsnis jūsų verslas, pradedant mažesnėmis išlaidomis buhalteriui ir baigiant nuolaidų tiekėjams taikymu dėl greitesnio sąskaitų faktūrų apdorojimo. Senos ir pasenusios sąskaitų tvarkymo procedūros gali greitai padidinti jūsų mėnesio išlaidas. Sumažinkite šias išlaidas, o gautus pinigus panaudokite kitaip, pavyzdžiui, įsigykite daugiau įrangos arba įdarbinkite papildomą darbuotoją.

Pagerinkite darbuotojų produktyvumą

Darbuotojų produktyvumas yra kiekvienos įmonės rūpestis. Norite būti tikri, kad jūsų darbuotojai laiku atlieka savo darbą, kad maksimaliai padidintumėte jų teikiamą naudą. Viena svarbiausių apskaitos automatizavimo teikiamų naudų jūsų darbuotojams - geresnė savijauta. Darbuotojai bus mažiau įsitempę, bandydami atlikti visus varginančius duomenų įvedimo darbus, todėl padidės efektyvumas ir produktyvumas. Apskaitos automatizavimas nuims šią naštą nuo jūsų darbuotojų, todėl jie galės suteikti papildomos vertės analizės ir naujų idėjų. Tai abipusiai naudinga ir jums, ir jūsų darbuotojams.

Rengti tikslius duomenis

Dar viena labai svarbi apskaitos automatizavimo nauda - tikslūs duomenys. Tikslūs duomenys įvedami į teisingas ataskaitas, kurios gali būti naudojamos mokesčių planavimui ir verslo augimo prognozavimui. Apskaitos automatizavime naudojamos dirbtinio intelekto sistemos padeda pašalinti žmogiškųjų klaidų riziką. Kai reikia įvesti daug duomenų, dažniausiai pasitaikančios žmogiškosios klaidos - tai pasikartojantys įrašai, pamirštamas priėmimas ir duomenų perkėlimas. Visų šių klaidų taisymas gali brangiai kainuoti. Juk nenorite dukart apmokėti tos pačios sąskaitos faktūros arba apskritai neapmokėti sąskaitos faktūros.

Nuorodos į duomenis realiuoju laiku

Kai apskaitos sistema yra automatizuota, turėsite prieigą prie realaus laiko duomenų. Nebereikės laukti ataskaitų peržiūros iki mėnesio pabaigos. Vietoj to, ataskaitas galite peržiūrėti kasdien, kai jos atnaujinamos naujausia sąskaita faktūra ar operacija. Tai gali suteikti jums informacijos apie jūsų verslo būklę, o tai padės priimti labiau pagrįstus verslo sprendimus. Galbūt pamiršote apie išrašomą sąskaitą faktūrą arba išrašytą čekį. Informacijos matymas realiuoju laiku padės jums susidaryti išsamų finansinį savo verslo vaizdą.

Papildomas saugumas

Apskaitos automatizavimas taip pat gali suteikti jūsų įmonei papildomo saugumo. Kelių popierinių sąskaitų faktūrų gavimas ar įvairių čekių išrašymas gali kelti grėsmę saugumui, nes juose yra konfidencialios informacijos. Automatizavus sąskaitų faktūrų išrašymo procesą sumažės rizika, kad bus pažeisti jūsų duomenys. Be to, naudodami apskaitos automatizavimo sistemą galite įdiegti daugiau saugumo priemonių, pavyzdžiui, slaptažodžiu apsaugotas funkcijas, kad užkirstumėte kelią darbuotojų sukčiavimui. Jei darbuotojas greitai gaus prieigą prie čekių knygelės, jis bus labiau linkęs sukčiauti, nes tokia galimybė yra.

Suteikia debesijos pagrindu veikiančias galimybes

Apskaitos automatizavimas dažnai atliekamas naudojant programą, kuri saugo informaciją debesyje. Tai reiškia, kad informaciją galite pasiekti beveik iš bet kurios vietos, o atsarginės duomenų kopijos visada yra saugomos. Perėjimas prie virtualios darbo vietos tapo daugelio darbdavių realybe, todėl darbdaviams atsirado poreikis prisitaikyti prie naujų pokyčių. Debesijos galimybės leidžia jūsų darbuotojams dirbti įvairiose vietose, bet vis tiek atlikti būtinus darbus. Be to, svarbių duomenų praradimas gali tapti katastrofa daugeliui įmonių. Laimei, apskaitos automatizavimas sulaiko nuo šios nelaimės ir suteikia jums ramybę, kad jūsų duomenys yra saugūs ir turi atsargines kopijas.

Skatina verslo augimą

Kiekvienas verslas svajoja padvigubinti savo dydį ir padidinti pelno maržą, o buhalterinės apskaitos automatizavimas suteikia jums įrankių tokiam augimui. Didėjant sandorių skaičiui ir didėjant duomenų srautams į įmonę ir iš jos, norite būti tikri, kad viskas bus užregistruota tiksliai ir laiku. Apskaitos automatizavimas auga kartu su jumis, veiksmingai tvarkydamas didėjantį operacijų skaičių. Kai viskas registruojama laiku ir tiksliai, galite geriau planuoti augimą - nuo išsamaus darbo jėgos poreikio iki tinkamo atsargų kiekio įsigijimo.