Siete stanchi delle noiose attività di inserimento dati nella vostra azienda? Che ne dite di passare ore a chiudere i libri contabili ogni mese? Se avete risposto sì a una di queste domande, ho la soluzione perfetta per voi. L'automazione delle attività contabili è in aumento grazie ai progressi tecnologici e alle aziende innovative. Recenti statistiche hanno dimostrato che 75% delle attività contabili possono essere automatizzate con i programmi giusti. L'automazione della contabilità può offrire alla vostra azienda molti vantaggi, da misure di risparmio sui costi a una maggiore efficienza dei dipendenti.

Quali sono le aree da automatizzare?

Prima di entrare nel merito dei vantaggi che l'automazione della contabilità può offrire alla vostra azienda, è necessario capire quali sono le aree che possono essere automatizzate. La prima area che dovrebbe essere automatizzata per evitare ore di inserimento dati è quella dei conti bancari e delle carte di credito. Molti programmi software di contabilità consentono di integrare perfettamente gli estratti conto mensili di banche e carte di credito, sostituendo il tempo dedicato all'inserimento di ogni singola transazione. Dovrete comunque controllare i conti e completare le riconciliazioni, ma la maggior parte del lavoro sarà fatto per voi.

Anche l'inventario e le buste paga devono essere facilmente automatizzabili. L'integrazione con il software per le paghe o con il fornitore delle stesse deve essere semplice e non richiede alcun lavoro aggiuntivo da parte vostra. Una volta elaborate le buste paga, i dati confluiranno direttamente nella contabilità generale. Lo stesso vale per l'inventario. Quando vengono acquistate o vendute delle forniture, il conto dell'inventario deve essere aggiornato automaticamente con l'automazione della contabilità, per eliminare ogni congettura sulla quantità di scorte disponibili.

Forse l'area aziendale più critica che dovrebbe essere automatizzata è la categoria dei conti fornitori. Quando si riceve una fattura, non si deve passare ore a inserire ogni dato a mano. È possibile inserire direttamente la fattura nel software di contabilità per garantire pagamenti tempestivi e migliorare l'efficienza.

Risparmio di tempo

La quantità di tempo che si può risparmiare con l'automazione contabile è astronomica. Conoscete il detto "il tempo è denaro"? Ebbene, questo è particolarmente vero nel mondo degli affari. Più tempo voi o i vostri dipendenti passate a inserire dati ridondanti, più denaro pagherete. L'automazione della contabilità vi permette di acquisire nuovi clienti o di concentrarvi su altre aree aziendali essenziali invece di stare seduti al computer a inserire transazioni.

Riduzione dei costi associati all'inserimento dei dati

L'automazione contabile consente di ridurre i costi in tutta l'azienda. Potete essere certi che l'automazione contabile è la mossa giusta per la vostra azienda. attività commercialeDa una minore spesa per il pagamento di un contabile all'opportunità di usufruire di sconti per i fornitori grazie ai tempi più rapidi di elaborazione delle fatture. Procedure di elaborazione vecchie e obsolete possono far lievitare rapidamente le spese mensili. Riducete queste spese e utilizzate il denaro per usi alternativi, come l'acquisto di altre attrezzature o l'assunzione di un ulteriore dipendente.

Migliorare la produttività dei dipendenti

La produttività dei dipendenti è una preoccupazione per ogni azienda. Si vuole essere certi che i dipendenti svolgano il loro lavoro in modo tempestivo, per massimizzare i benefici che essi apportano all'azienda. Uno dei principali vantaggi che l'automazione contabile può offrire ai vostri dipendenti è un aumento del benessere. I dipendenti saranno meno stressati dal tentativo di completare tutti i noiosi inserimenti di dati, con conseguente miglioramento dell'efficienza e della produttività. L'automazione della contabilità toglierà questo peso, dando ai vostri dipendenti la possibilità di fornire un valore aggiunto in termini di analisi e nuove idee. È una situazione vantaggiosa per voi e per i vostri dipendenti.

Produrre dati accurati

Un altro vantaggio fondamentale che l'automazione della contabilità può offrire è l'accuratezza dei dati. L'inserimento accurato dei dati porta a rapporti corretti, che possono essere utilizzati per la pianificazione fiscale e la previsione della crescita aziendale. I sistemi di intelligenza artificiale utilizzati nell'automazione contabile aiutano a eliminare il rischio di errori umani. Quando è necessario inserire una grande quantità di dati, gli errori umani più comuni sono la duplicazione delle voci, la dimenticanza delle ammissioni e la trasposizione dei dati. Tutti questi errori possono essere costosi da correggere. Non si vuole pagare due volte la stessa fattura o non pagare del tutto una fattura.

Porta ai dati in tempo reale

Quando un sistema di contabilità è automatizzato, si ha accesso ai dati in tempo reale. Non è necessario aspettare di visualizzare i rapporti fino alla fine del mese. È invece possibile visualizzare i rapporti ogni giorno, man mano che vengono aggiornati con l'ultima fattura o transazione. In questo modo si può avere una visione della salute della propria azienda, che può aiutare a prendere decisioni aziendali più informate. Forse vi siete dimenticati di una fattura in arrivo o di un assegno emesso. Vedere le informazioni in tempo reale vi aiuterà a ottenere un quadro finanziario completo della vostra azienda.

Sicurezza aggiunta

L'automazione della contabilità può anche garantire una maggiore sicurezza all'azienda. La ricezione di più fatture cartacee o l'emissione di vari assegni possono rappresentare una minaccia per la sicurezza, poiché su questi articoli sono presenti informazioni riservate. L'automazione del processo di fatturazione riduce il rischio di violazione dei dati. Inoltre, con un sistema di automazione contabile è possibile implementare ulteriori misure di sicurezza, come ad esempio funzioni protette da password per scoraggiare le frodi dei dipendenti. Se un dipendente ha rapidamente accesso al libretto degli assegni, sarà più propenso a commettere una frode, visto che l'opportunità c'è.

Porta funzionalità basate sul cloud

L'automazione della contabilità è spesso realizzata attraverso un programma che archivia le informazioni nel cloud. Ciò significa che è possibile accedere alle informazioni praticamente da qualsiasi luogo e che i dati vengono sempre sottoposti a backup. Il passaggio a un luogo di lavoro virtuale è diventato una realtà per molti datori di lavoro, che devono adattarsi a questo nuovo cambiamento. Le funzionalità basate sul cloud consentono ai dipendenti di lavorare in luoghi diversi, pur continuando a svolgere il lavoro necessario. Inoltre, la perdita di dati importanti può essere un disastro per molte aziende. Fortunatamente, l'automazione della contabilità evita questo disastro e vi dà la tranquillità di sapere che i vostri dati sono al sicuro e sottoposti a backup.

Promuove la crescita del business

Ogni azienda sogna di raddoppiare le dimensioni e migliorare i margini di profitto, e l'automazione della contabilità vi fornisce gli strumenti per questa crescita. Quando le transazioni aumentano e i dati entrano ed escono dalla vostra azienda, volete essere sicuri che tutto sia registrato in modo accurato e tempestivo. L'automazione contabile cresce con voi, gestendo in modo efficiente l'aumento delle transazioni. Quando tutto viene registrato in modo tempestivo e accurato, è possibile pianificare meglio la crescita, dalla piena comprensione del fabbisogno di manodopera all'acquisto della giusta quantità di scorte.