Künstliche Intelligenz ist ein relativ neues Feld. Sie bietet zwar viele Vor- und Nachteile, aber wir werden den KI-Assistenten und seine Verwendung im Zusammenhang mit der Entwicklung von Produktivitätstools für Unternehmen diskutieren. Wir sehen, dass KI in diesem Bereich ein großes Potenzial hat, aber trotz der Investitionen der Unternehmen in Forschung und Entwicklung und Experimente kaum an der Oberfläche angekommen ist.

Die Vision ist es, einen digitalen Bot zu schaffen, der sich nahtlos in Ihren aktuellen Arbeitsablauf einfügt und durch die Einbeziehung von KI als Helfer fungiert. Dies bringt nicht nur Unternehmen einen Mehrwert, sondern hilft auch den Menschen auf einer persönlichen Ebene.

In den vergangenen Jahren haben wir unzählige Auto-Response-Lösungen gesehen, die keine Antworten auf der Grundlage verschiedener Ereignisse bieten. Es wurde also eine Marktlücke identifiziert, in der die Leute einen echten Auto-Responder wollten, der zur Steigerung der Produktivität beitragen könnte. Daraufhin begannen viele Unternehmen, verschiedene Varianten unter Verwendung von KI zu testen, um Lösungen zu entwickeln, die eingehende E-Mails scannen und als Ergebnis eine sinnvolle Antwort geben können.

Derzeit gibt es viele KI-gesteuerte E-Mail-Aoresponder auf dem Markt, die sowohl von Technologieriesen wie Google als auch von Unternehmern wie Robo Response entwickelt wurden. Diese digitalen Bots haben unterschiedliche Funktionen, von denen wir einige für Sie getestet haben.

E-Mail-Antwort mit AI-Assistent

Dies ist die grundlegendste Funktion, die jedes KI-gestützte Produktivitätswerkzeug hat. Der Bot ist in der Lage, Ihre Produkte und Dienstleistungen kennenzulernen, bevor er mit der Beantwortung Ihrer E-Mails beginnt. Auf diese Weise hat er mehr Kontrolle über neue Konversationen und antwortet automatisch auf E-Mails. Einige E-Mail-Tools bieten auch die Möglichkeit, die Intention, den Kontext und die Stimmung Ihrer eingehenden E-Mails zu verstehen und entsprechend der jeweiligen Situation neue und angemessene Antworten zu erstellen.

Diese Funktion ist zwar faszinierend, aber wir wissen nicht wirklich, wie fortschrittlich sie ist, ohne praktische Erfahrungen damit zu sammeln.

Lernen

Die meisten Schnittstellen dieser Produktivitätswerkzeuge werden mit wichtigen Informationen über die Dienstleistungen Ihres Unternehmens gefüttert. So können sich die E-Mail-Bots darauf vorbereiten, automatische E-Mail-Antworten auf alle eingehenden Anfragen zu erstellen. Was auch immer der KI-Assistent oder -Bot lernt, er vergisst es nie, was bedeutet, dass er in kurzer Zeit eine große Menge an Informationen über Ihr Unternehmen sammeln wird.

Schlüsselwort-Zusätze

Einige KI-Assistenten bieten die Möglichkeit, Schlüsselwörter und relevante Begriffe zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Dienstleistung hinzuzufügen. Diese Schlüsselwörter werden dann in jeder eingehenden E-Mail leicht erkannt. Auf diese Weise können die Bots Ihre Dienstleistungen identifizieren, egal wie sie geschrieben sind.

E-Mail-Demonstration

Nur wenige Assistenten bieten diese einzigartige Funktion. Der E-Mail-Demonstrator ist ein sehr praktisches Tool, das den Benutzern hilft zu verstehen, wie eine bestimmte Anfrage vom E-Mail-Assistenten bearbeitet wird. Verschiedene Schnittstellen bieten Dialogfelder, in die eine bestimmte E-Mail eingegeben werden kann, woraufhin die Antwort des Bots generiert werden kann. Auf diese Weise können die Benutzer auch feststellen, ob eine Anfrage eine Antwort erzeugt oder nicht, und wenn nicht, kann eine Antwort zum System hinzugefügt werden. Dadurch ist der Assistent besser in der Lage, neue Anfragen zu bearbeiten.

E-Mail-Antworten festlegen

Mit dieser Funktion können Benutzer eine festgelegte E-Mail-Antwort auf einige Standardfragen zu Ihren Dienstleistungen oder Geschäftsangeboten eingeben. Diese Antworten sind typisch, und der Bot kann mit ihnen auf einfache Anfragen antworten. Es können Antworten auf Fragen zu Preisen, Kontaktinformationen, Verfügbarkeit von Diensten usw. erstellt werden. Bei einigen Diensten können Sie auch Anhänge bereitstellen, die der E-Mail-Assistent an bestimmte Anfragen anhängen kann.

Verspätete Antworten

Einige Assistenten ermöglichen es Ihnen, bestimmte Antworten um einige Minuten zu verzögern oder anzuhalten. Diese Option kann für Anfragen gewählt werden, bei denen ein menschliches Auge die Antwort durchsehen muss, bevor sie gesendet wird.

Wählen Sie zwischen verschiedenen E-Mail-Antwortoptionen

Bei einigen E-Mail-Managern können die Nutzer zwischen drei oder mehr automatisch generierten Antworten wählen. Die KI von Google bietet drei Optionen, aus denen Sie wählen können, wobei Sie die Antworten bearbeiten oder improvisieren können.

Kluge Antworten

Einige Manager sind auch in der Lage, die verschiedenen Töne von E-Mails zu erkennen. Sie sind darauf programmiert, den Unterschied zwischen einer Spam-E-Mail und einer manuell geschriebenen E-Mail zu erkennen. Daher sind sie darauf trainiert, auf letztere mit einem Mausklick zu antworten, während auf Spam-E-Mails keine Antworten erstellt werden.

Die potenziellen Antworten werden mit der Zeit besser, da die E-Mail-Manager aus den von den Benutzern ausgewählten Antworten lernen. Die Manager lernen, die kontextabhängigen Töne verschiedener E-Mails zu erkennen, was es ihnen ermöglicht, in ähnlichen Tönen zu antworten.

Da verschiedene Startups und etablierte Unternehmen mit personalisierten KI-gesteuerten Kundenservices experimentieren, sind auch die Erwartungen der Nutzer gestiegen. Die Posteingänge unserer Unternehmen bieten KI-gesteuerten E-Mail-Managern Einblicke, die ihnen helfen, Informationen über unsere Marke, unsere Dienstleistungen und unsere Kunden zu sammeln. Die Frage ist nun, welche Plattform die vielseitigsten und umfassendsten Anwendungen bieten wird und wie lange es dauern wird, bis das volle Potenzial von KI-Managern ausgeschöpft ist.