L'intelligence artificielle est un domaine relativement nouveau. Bien qu'elle présente de nombreux avantages et inconvénients, nous discuterons de l'assistant IA et de son utilisation dans le cadre de la création d'outils de productivité pour les entreprises. Nous constatons que l'IA a un grand potentiel dans ce domaine, mais qu'elle a à peine effleuré la surface malgré les investissements des entreprises dans la recherche, le développement et l'expérimentation.

L'objectif est de créer un robot numérique qui s'intègre de manière transparente dans votre flux de travail actuel et qui agit comme une aide en intégrant l'IA. Cela n'ajoute pas seulement de la valeur aux entreprises, mais aide aussi les gens à un niveau personnel.

Au cours des années précédentes, nous avons vu d'innombrables solutions de réponse automatique qui n'offraient pas de réponses basées sur différents événements. Une lacune du marché a donc été identifiée : les gens voulaient un véritable répondeur automatique capable de les aider à accroître leur productivité. À partir de là, de nombreuses entreprises ont commencé à tester différentes variantes utilisant l'IA pour proposer des solutions capables d'analyser les courriels entrants et de formuler une réponse pertinente en conséquence.

Il existe actuellement sur le marché de nombreux autorépondeurs d'emails dotés d'une intelligence artificielle, qui ont été créés par des géants de la technologie comme Google, ainsi que par des entrepreneurs comme Robo Response. Ces robots numériques présentent différentes caractéristiques, dont certaines ont été passées en revue pour vous.

Réponse aux courriels par l'assistant AI

Il s'agit de la fonction la plus élémentaire de tout outil de productivité doté d'une IA. Le robot est capable d'apprendre à connaître vos produits et services avant de commencer à répondre à vos courriels. De cette manière, il a plus de contrôle sur les nouvelles conversations et répond automatiquement aux courriels. Certains outils de messagerie électronique permettent également de comprendre l'intention, le contexte et le sentiment de vos courriels entrants et de créer des réponses nouvelles et appropriées en fonction de chaque situation unique.

Cette fonction, bien qu'intrigante, n'est pas encore tout à fait au point sans que l'on puisse en faire l'expérience.

Apprentissage

La plupart des interfaces de ces outils de productivité sont alimentées par des informations importantes sur les services de votre entreprise. Cela permet aux robots d'emailing de se préparer à générer des réponses automatiques à toutes les demandes qu'ils reçoivent. Ce que l'assistant ou le robot d'IA apprend, il ne l'oublie jamais, ce qui signifie qu'il accumulera une grande quantité d'informations sur votre entreprise sur une courte période.

Ajout de mots-clés

Certains assistants d'IA ont la possibilité d'ajouter des mots-clés et des termes pertinents concernant votre entreprise ou votre service. Ces mots-clés seront ensuite facilement identifiés dans tout courriel entrant. De cette manière, les robots peuvent identifier vos services, quelle que soit la manière dont ils sont rédigés.

Démonstration par courriel

Seuls quelques assistants proposent cette fonction unique. Le démonstrateur de courrier électronique est un outil très pratique qui aide les utilisateurs à comprendre comment une requête spécifique sera traitée par l'assistant de courrier électronique. Différentes interfaces proposent des boîtes de dialogue dans lesquelles il est possible de saisir un courrier électronique spécifique, puis de générer la réponse de l'assistant. Cela permet également aux utilisateurs d'identifier si une requête génère une réponse ou non, et si ce n'est pas le cas, une réponse peut être ajoutée au système. L'assistant est ainsi mieux équipé pour traiter les nouvelles demandes.

Définir les réponses aux courriels

Cette fonction permet aux utilisateurs d'envoyer une réponse par courrier électronique à certaines questions standard concernant vos services ou vos offres commerciales. Ces réponses sont typiques et le robot peut les utiliser pour répondre à des questions simples. Des réponses peuvent être générées pour répondre à des questions sur les prix, les coordonnées, la disponibilité des services, etc. Certains services vous permettent également de fournir des pièces jointes que l'assistant de messagerie joindra à des requêtes particulières.

Réponses retardées

Certains assistants vous permettent de retarder ou de mettre en pause certaines réponses pendant quelques minutes. Cette option peut être sélectionnée pour les requêtes pour lesquelles un œil humain doit examiner la réponse avant qu'elle ne soit envoyée.

Choisir entre différentes options de réponse aux courriels

Certains gestionnaires d'e-mails permettent aux utilisateurs de choisir entre trois réponses ou plus générées automatiquement. L'IA de Google propose trois options parmi lesquelles vous pouvez choisir, en modifiant ou en improvisant en cours de route.

Réponses intelligentes

Certains gestionnaires sont également capables d'identifier les tonalités des différents courriels. Ils sont programmés pour identifier les différences entre un courriel de spam et un courriel écrit manuellement. Ils sont donc formés à formuler des réponses en un clic à ces derniers, mais aucune réponse n'est générée pour les spams.

Les réponses potentielles s'améliorent avec le temps, car les gestionnaires de courrier électronique tirent des enseignements des réponses sélectionnées par les utilisateurs. Les gestionnaires apprennent à identifier les tonalités contextuelles des différents courriels, ce qui leur permet de répondre dans des tonalités similaires.

Alors que différentes startups et entreprises établies expérimentent des services clients personnalisés pilotés par l'IA, les attentes des utilisateurs ont également augmenté. Les boîtes de réception de nos entreprises fournissent des informations aux gestionnaires d'e-mails pilotés par l'IA, qui les aident à recueillir des informations sur notre marque, nos services et notre clientèle. La question est maintenant de savoir quelle plateforme offrira les applications les plus polyvalentes et les plus complètes et combien de temps il faudra avant que le plein potentiel des gestionnaires d'IA ne soit libéré.