Sitzungen sind in vielen Organisationen zu einem Punkt der Frustration für die Menschen geworden. Die Beschwerden sind zahlreich und vielfältig. Einige der Probleme sind die mangelnde Vorbereitung, die eine der Hauptursachen für Besprechungen ist, sowie die Tatsache, dass zu viel Zeit in Besprechungen verbracht wird, die Monopolisierung, der Mangel an Konzentration und regelmäßige Besprechungen, was letztendlich zu einer unzureichenden Kommunikation in einer Besprechung führt.

Dies sind alles berechtigte Fragen, die das Treffen für viele Menschen in verschiedenen Organisationen zu einem weiteren langweiligen Ereignis machen.

Diese Probleme müssen angegangen werden, damit Sitzungen effektiv und fruchtbar sind. Ein Problem, das unter ihnen hervorsticht und sofortige Aufmerksamkeit erfordert, ist die Frage der Monopolisierung in Sitzungen.

Monopolisierung kommt häufig in großen Besprechungen vor, in denen eine Person oder eine Gruppe von Personen die gesamte Besprechung übernimmt und so tut, als würde sie das Thema besser verstehen als alle anderen. Sie neigen dazu, die Diskussionen zu dominieren und geben allen anderen Mitgliedern wenig oder gar keine Zeit, ihren Beitrag zu leisten oder ihre Argumente vorzubringen.

Das Problem dabei ist, dass sich die anderen Mitglieder dadurch unterlegen fühlen und eingeschüchtert werden. Außerdem werden sie keinen Beitrag leisten und so tun, als hätte die Sitzung keinen Einfluss auf ihr Leben. Dieses Verhalten führt mit der Zeit zu ineffektiven Sitzungen.

Die Monopolisierung minimiert auch die Fähigkeit, das Ziel der Sitzung zu erreichen. Sie führt auch zu Disharmonie unter den Mitgliedern und erschwert das Erreichen der organisatorischen Ziele und Vorgaben.

Dennoch können Organisationen auf verschiedene Weise mit der Monopolisierung umgehen

1. Schaffen Sie Grundregeln: Eine Möglichkeit, die Monopolisierung zu verringern, besteht darin, Grundregeln für jede Sitzung aufzustellen. Die Arbeitgeber sollten eine Liste möglicher problematischer Verhaltensweisen erstellen, die sich auf Ihre Besprechung auswirken, und deren Auswirkungen auf die Entscheidungsfindung beschreiben. Dann können Sie Regeln aufstellen, die diese Verhaltensweisen verhindern. Als nächstes sollten Sie ein Treffen organisieren, um die problematischen Verhaltensweisen zu besprechen und Grundregeln vorzuschlagen.
2. Übernehmen Sie die Verantwortung für Ihre Sitzungen: Als Arbeitnehmer oder Arbeitgeber müssen Sie wissen, dass Sie falsches Verhalten billigen, wenn Sie es zulassen. Beginnen Sie damit, sich bewusst zu machen, dass Sie schlechte Normen verstärken, wenn Sie sie akzeptieren. Ändern Sie dies, indem Sie sich mit den Führungskräften zusammensetzen und Wege vorschlagen, wie die Monopolisierung verringert werden kann. Spielen Sie nicht das Spiel der Schuldigen. Sie sind auch für die Ergebnisse Ihrer Sitzungen verantwortlich. Ihr Vorschlag kann viel dazu beitragen, die Monopolisierung in Ihrem Unternehmen zu verringern.
3. Sicherstellen, dass jeder über die Tagesordnung informiert ist: Sorgen Sie dafür, dass jeder Sitzungsteilnehmer den Sitzungsplan mindestens einen Tag vor der Sitzung erhält. Das ist besonders wichtig, wenn Sie introvertierte Mitarbeiter haben, die sich gerne vorbereiten würden.
4. Verwenden Sie eine Tagesordnung mit Themen und Zeitvorgaben: Jede Tagesordnung sollte Zeitvorgaben für die einzelnen Themen enthalten. Die Teilnehmer werden dann die Zeitlimits für ein angemessenes Zeitmanagement während der Sitzung nutzen.
5. Menschen zur Verantwortung ziehen: Wenn die Teilnehmer beginnen, von den Grundregeln abzuweichen, können Sie sie zurückrufen. Wenn Sie z. B. für jeden Redner eine Redezeit von zwei Minuten festgelegt haben und jemand diese überschreitet, können Sie die Aufmerksamkeit der betreffenden Person zurückrufen, indem Sie sie an die Grundregeln erinnern.
6. Einführung einer Zwei-Minuten-Regel, um die Leute zu zwingen, sich kurz zu fassen: Legen Sie eine Zwei-Minuten-Regel fest, die jeden dazu bringt, sich kurz zu fassen. Dies wird dazu beitragen, eine Monopolisierung während der Sitzungen zu vermeiden und anderen ebenfalls Redezeit zu geben. Nachdem eine Person gesprochen hat, lassen Sie auch andere Personen zu Wort kommen, bevor Sie der ersten Person erneut das Wort erteilen.
7. Notizen auf einem Whiteboard oder Flipchart machen: Schreiben Sie den Standpunkt der Person auf und hindern Sie sie dann daran, ihren Standpunkt zu wiederholen.
8. Verwenden Sie eine App, die die Redezeit in Meetings regelt: Dies ist eine weitere wirksame Methode, um die Monopolisierung in Besprechungen in den Griff zu bekommen. Diese Option wird derzeit nicht häufig genutzt, ist aber ein praktikables Mittel, um die meisten Herausforderungen und Probleme in Besprechungen, einschließlich der Monopolisierung, zu kontrollieren.

Warum Apps zur Regulierung der Redezeit in Meetings wichtig sind

4. Sie wird eine breite Beteiligung sicherstellen: Wenn eine Besprechung 120 Minuten dauert und 20 Personen teilnehmen, wie viel Zeit steht dann jeder Person zu? Das hängt von einigen Faktoren ab. Einige Personen neigen dazu, mehr zu sprechen als andere; einige sprechen länger als andere, was zu Unmut in der Organisation führen kann. Wie können Sie dieses Problem lösen? Verwenden Sie eine App, die die effektive Kommunikationszeit für jede Person auf nur zwei Minuten begrenzt.
5. Ressentiments abbauen: Besprechungen sind für viele Arbeitnehmer eine Quelle des Unmuts. Sie werden nicht gehört, sie dürfen ihre Argumente nicht vorbringen, sie dürfen keine sinnvollen Beiträge leisten, nur einige wenige Personen ergreifen das Wort und entscheiden, während andere als Zaungäste dienen. Sie können diese Beschwerden beseitigen, indem Sie Apps verwenden, die effektive Kommunikationszeiten in Meetings regeln. Mit solchen Apps können die Teilnehmer ihre Meinung äußern und ihre Beteiligung erhöhen.
6. Führt zu fruchtbaren Begegnungen: Viele Besprechungen in Unternehmen sind nicht ergiebig. Dafür gibt es mehrere Gründe, z. B. die Beherrschung durch eine oder zwei Personen, die ineffektive Durchführung der Besprechung mit dem Chef, die Nichtbesprechung echter Probleme, Ablenkungen und monotone Gespräche, die zu nichts führen.
7. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Meinung zu schwierigen Themen äußert: Mit zeitregulierenden Apps hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, auch zu schwierigen Themen seine Meinung zu sagen. Anstatt problematischen Fragen auszuweichen und sich im Kreis zu drehen, sollten Sie die Probleme ansprechen und sie mit aller Ernsthaftigkeit behandeln.
8. Hilft, die Organisation voranzubringen: Mit den zeitregulierenden Apps werden sich Organisationen weiterentwickeln. Wenn die Mitarbeiter ungestört ihren Beitrag leisten können, wenn Meetings fruchtbarer werden, wird die Organisation bessere Entscheidungen treffen, die sie voranbringen. Sie werden auch in der Lage sein, bessere Strategien zu entwickeln, die dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen.
9. Beseitigen Sie das Problem der Monopolisierung: Zeitregulierungs-Apps können dazu beitragen, das Problem der Monopolisierung zu verringern. Indem sichergestellt wird, dass jeder nur zwei Minuten spricht, können auch andere Kollegen ihren Teil zum Fortschritt der Organisation beitragen.

Beispiele für mögliche Apps, die die Kommunikationszeit in Meetings effektiv regeln

• ai: Ein Team hat diese App im Rahmen der 100 Time Challenge der BBC entwickelt, um Frauen zu helfen, in Meetings das Wort zu ergreifen und anderen zu helfen, still zu werden und zuzuhören.

Die App wurde entwickelt, um die Art und Weise zu retten, in der Frauen in Meetings übersehen und ignoriert werden.

Um die App zu nutzen, müssen Sie sie öffnen, bevor Sie zu Ihren Sitzungen gehen. Sie zeigt Ihnen den Teil der Besprechung an, in dem Sie gesprochen haben, und die Nutzer können die App nutzen, um zu lernen, mehr zu sprechen oder diejenigen zu unterstützen, die normalerweise ignoriert werden, wenn sie in Besprechungen sprechen.

Am Ende des Meetings analysiert All.ai Ihre Stimme, um festzustellen, ob Sie positiv oder negativ, autoritär oder nervös geklungen haben.

• Zeit zum Reden App: Diese App misst automatisch, wie viel Zeit Männer und Frauen in Meetings mit Reden verbringen, und stellt Diagramme dar, die Sie der Welt einfach präsentieren können. Sie ist in Facebook integriert und ermöglicht es Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen, um die beste gleichmäßig geteilte Gesprächszeit in Meetings und Diskussionen zu konkurrieren.

Time To Talk wertet die durchschnittliche Redezeit von Männern und Frauen in Meetings aus und ist als iPhone- und iPad-App erhältlich. Die Gespräche werden nicht aufgezeichnet, sondern nur in Echtzeit analysiert, und es werden keine Daten gespeichert.

Während Time To Talk ein Gespräch analysiert, ist das Spektrogramm am oberen Rand des Bildschirms schwarz. Sobald die Klassifizierung des Geschlechts des Sprechers definitiv ist, wird das Spektrogramm blau für Frauen und rot für Männer. Time To Talk analysiert Stimmen auf der Grundlage des biologischen Geschlechts.

• Stoppuhr-Apps: Sie können auch Stoppuhr-Apps auf Ihren Telefonen verwenden, um Ihre Besprechungen zu regeln. Sie können sie auf ein Zwei-Minuten-Limit einstellen, das nach zwei Minuten abläuft, um das Ende einer Besprechung zu signalisieren.

Es besteht jedoch Bedarf an anderen Tools, die dabei helfen können, die Redezeit für jeden Teilnehmer zu regulieren und sicherzustellen, dass jeder seine Chance bekommt, einen Beitrag zu leisten. Die oben genannten Apps sind großartig, aber sie haben ihre Grenzen. Es besteht ein Bedarf an Apps, die auf Meetings in Organisationen zugeschnitten sind und die Qualität von Meetings verbessern.

Schlussfolgerung

Besprechungen sind aus verschiedenen Gründen immer schwieriger geworden: Monopolisierung, mangelnde Vorbereitung - eine der Hauptursachen für Besprechungen -, zu viel Zeitaufwand in Besprechungen, Monopolisierung und mangelnde Konzentration. Viele Sitzungen enden ohne konkrete Ergebnisse und Fortschritte. In jüngster Zeit sind Meetings als vergebliche Mühe verschrien. Dies kann sich jedoch mit einer effektiven Kommunikation zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern während der Besprechungen ändern. Eine wirksame Kommunikation kann nur dann stattfinden, wenn eine breite Beteiligung stattfindet.

Die Entwicklung einer App, die es den Teilnehmern ermöglicht, in einer Besprechung zwei Minuten lang zu sprechen, kann dazu beitragen, diese Herausforderung zu bewältigen und effektive Besprechungen zu ermöglichen.

Daher sollten sich App-Entwickler mit diesem Problem befassen und Apps entwickeln, um diese Herausforderung zu lösen und Meetings effektiv zu gestalten.