Daugelyje organizacijų susirinkimai kelia žmonių nepasitenkinimą. Skundų yra daug ir įvairių. Kai kurios iš problemų apima nepakankamą pasirengimą, kuris yra viena iš didžiausių susirinkimų ir priežasčių, per daug laiko sugaištama susirinkimuose, monopolizavimą, dėmesio stoką ir reguliarių susirinkimų organizavimą, o tai galiausiai lemia, kad susirinkime trūksta veiksmingo bendravimo.

Visi šie klausimai yra svarbūs ir dėl jų susitikimas tampa dar vienu nuobodžiu įvykiu daugeliui žmonių įvairiose organizacijose.

Šias problemas reikia spręsti, kad susitikimai būtų veiksmingi ir vaisingi. Viena iš šių problemų, į kurią reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, yra susirinkimų monopolizavimo klausimas.

Dideliuose susirinkimuose dažnai pasitaiko monopolizavimo atvejų, kai vienas asmuo ar grupė asmenų nusprendžia perimti visą susirinkimą ir elgtis taip, tarsi suprastų nagrinėjamą klausimą geriau nei bet kuris kitas asmuo. Jie linkę dominuoti diskusijose ir kitiems nariams neskiria arba skiria labai mažai laiko savo indėliui ar nuomonei išsakyti.

Problema yra ta, kad dėl to kiti nariai jaučiasi prastesni ir yra įbauginti. Be to, jie susilaikys nuo dalyvavimo ir elgsis taip, tarsi susirinkimas neturėtų jokios įtakos jų gyvenimui. Dėl tokio susilaikymo ilgainiui bus organizuojami neefektyvūs susirinkimai.

Monopolizavimas taip pat sumažino galimybę pasiekti susitikimo tikslą. Be to, dėl jo tarp narių kyla disharmonija, todėl sunku pasiekti organizacijos tikslus ir uždavinius.

Nepaisant to, organizacijos gali spręsti monopolizavimo problemą keliais būdais.

1. Sukurkite pagrindines taisykles: Vienas iš būdų sumažinti monopolizavimą - sukurti pagrindines taisykles, kuriomis bus vadovaujamasi kiekviename susitikime. Darbdaviai turėtų sudaryti sąrašą galimų probleminių elgesio būdų, kurie daro įtaką jūsų susitikimui, ir aprašyti jų poveikį sprendimų priėmimui. Tada galite sukurti taisykles, kurios užkirstų kelią tokiam elgesiui. Tada turėtumėte surengti susirinkimą, kuriame aptartumėte probleminį elgesį ir pasiūlytumėte pagrindines taisykles.
2. Prisiimkite atsakomybę už savo susitikimus: Kaip darbuotojas ar darbdavys turite žinoti, kad leisdami elgtis netinkamai, jūs tam pritariate. Pradėkite nuo to, kad pripažinsite, jog pritardami blogoms normoms, jas įtvirtinate. Pakeiskite tai susitikdami su vadovais ir pasiūlydami, kaip galima sumažinti monopolizavimą. Nežaiskite kaltės žaidimo. Jūs taip pat esate atsakingi už savo susirinkimų rezultatus. Jūsų pasiūlymas gali padėti sumažinti monopolizacijos paplitimą jūsų organizacijoje.
3. Užtikrinti, kad visi būtų iš anksto informuoti apie darbotvarkę: Užtikrinkite, kad kiekvienas susirinkimo dalyvis gautų susirinkimo planą likus bent vienai dienai iki susirinkimo. Tai bus labai svarbu, jei turite intravertiškų darbuotojų, kurie norėtų iš anksto pasiruošti.
4. Naudokite darbotvarkę su temomis ir laiko apribojimais: Kiekvienoje darbotvarkėje turėtų būti nurodyta kiekvienos temos laiko sąmata. Tuomet dalyviai, norėdami tinkamai valdyti laiką susitikimo metu, naudosis laiko limitais.
5. Laikykite žmones atskaitingais: Kai žmonės pradeda nukrypti nuo pagrindinių taisyklių, galite juos pakviesti atgal. Pavyzdžiui, jei kiekvienam kalbėtojui nustatėte dviejų minučių kalbėjimo taisyklę ir kas nors ją viršija, galite atkreipti to asmens dėmesį ir priminti jam pagrindines taisykles.
6. Sukurkite dviejų minučių kalbėjimo taisyklę, kad žmonės būtų priversti kalbėti glaustai.: Sukurkite dviejų minučių taisyklę, kuri privers visus kalbėti glaustai. Tai padės išvengti monopolizavimo per susirinkimus ir suteiks laiko kalbėti ir kitiems. Pasisakius vienam asmeniui, leiskite pasisakyti ir kitiems, o tik po to vėl leiskite kalbėti pirmajam asmeniui.
7. Užsirašykite pastabas lentoje arba flip diagramoje: Užsirašykite asmens nuomonę, tada neleiskite jam jos kartoti.
8. Naudokite programėlę, kuri reguliuos kalbėjimo laiką susitikimuose: Tai dar vienas veiksmingas būdas spręsti monopolizacijos problemą susirinkimuose. Šiuo metu ši galimybė nėra plačiai naudojama, tačiau tai yra veiksminga priemonė, leidžianti suvaldyti daugumą susirinkimų iššūkių ir problemų, įskaitant monopolizavimą.

Kodėl svarbios programėlės, reguliuojančios kalbėjimo laiką susitikimuose

4. Taip bus užtikrintas platus dalyvavimas: Jei susitikimas trunka 120 minučių ir jame dalyvauja 20 žmonių, kiek laiko bus skirta kiekvienam asmeniui? Tai priklauso nuo tam tikrų veiksnių. Kai kurie žmonės linkę kalbėti daugiau nei kiti; kai kurie kalba ilgiau nei kiti, o tai gali sukelti nepasitenkinimą organizacijoje. Kaip išspręsti šią problemą? Naudokite programėlę, kuri reguliuoja efektyvaus bendravimo laiką kiekvienam asmeniui tik iki dviejų minučių.
5. Sumažinkite nuoskaudas: Susirinkimai daugeliui darbuotojų kelia nepasitenkinimą. Jų niekas negirdi, jiems neleidžiama išsakyti savo nuomonės, jie negali reikšmingai prisidėti, tik keli žmonės pasisako ir sprendžia, o kiti yra tik stebėtojai. Šiuos nusiskundimus galite pašalinti naudodami programėles, reguliuojančias veiksmingą bendravimo laiką susirinkimuose. Naudodamiesi tokiomis programėlėmis žmonės galės išsakyti savo nuomonę ir aktyviau dalyvauti.
6. veda į vaisingus susitikimus: Daugelis susitikimų organizacijose nėra vaisingi. Taip yra dėl kelių priežasčių, pavyzdžiui, vieno ar dviejų asmenų dominavimo, neefektyvaus viršininko vadovavimo susirinkimui, realių klausimų neaptarimo, išsiblaškymo ir monotoniškų pokalbių, kurie veda į niekur.
7. Užtikrinkite, kad kiekvienas išsakytų savo nuomonę sudėtingais klausimais: Naudojant laiką reguliuojančias programėles kiekvienas darbuotojas turės galimybę pasakyti savo nuomonę net ir sudėtingais klausimais. Užuot vengę probleminių klausimų ir ėję ratu, pasirinkite kalbėti apie problemas ir spręsti jas visiškai rimtai.
8. Padeda organizacijai judėti į priekį: Laikui bėgant programėlės reguliuojamos, organizacijos eina į priekį ir tobulėja. Kai žmonės galės netrukdomi prisidėti ir papildyti savo kvotą, kai susirinkimai taps vaisingesni, organizacija priims geresnius sprendimus, kurie padės jai judėti į priekį. Jos taip pat galės gauti geresnę politiką, kuri padės siekti organizacijos įmonės tikslų.
9. Monopolizavimo problemos pašalinimas: Laiko reguliavimo programėlės gali padėti sumažinti monopolizavimo problemą. Užtikrinus, kad kiekvienas kalbėtų tik dvi minutes, kiti kolegos galės prisidėti prie organizacijos pažangos.

Galimų programėlių, reguliuojančių veiksmingą bendravimo laiką susitikimuose, pavyzdžiai

• ai: Šią programėlę, skirtą padėti moterims pasisakyti susirinkimuose ir padėti kitiems nurimti bei išklausyti, sukūrė komanda, dalyvavusi BBC konkurse "100 Time".

Ši programėlė buvo sukurta, kad būtų išvengta to, jog moterys susitikimuose yra nepastebimos ir ignoruojamos.

Norėdami naudotis programėle, turite ją atidaryti prieš eidami į susitikimus. Programėlė parodys, kurioje susirinkimo dalyje kalbėjote, o naudotojai gali naudotis programėle, kad išmoktų daugiau kalbėti arba palaikyti tuos, kurie paprastai ignoruojami, kai kalba per susirinkimus.

Pasibaigus susitikimui "All.ai" išanalizuos jūsų balsą, kad sužinotų, ar skambėjote pozityviai, ar negatyviai, ar autoritetingai, ar nervingai.

• Programėlė "Time to Talk": Ši programėlė automatiškai matuoja, kiek laiko vyrai ir moterys kalbasi per susitikimus, ir pateikia grafikus, kuriuos galite lengvai parodyti pasauliui. Ji integruota su "Facebook" ir leidžia įmonėms, organizacijoms ir privatiems asmenims varžytis dėl geriausio vienodai dalijamo kalbėjimo laiko susitikimuose ir diskusijose.

"Time To Talk" vertinama vidutinė vyrų ir moterų kalbėjimo per susitikimus trukmė ir yra "iPhone" ir "iPad" programėlė. Pokalbiai neįrašomi, o tik analizuojami realiuoju laiku, ir jokie duomenys nesaugomi.

Kol "Time To Talk" analizuoja pokalbį, spektrograma ekrano viršuje bus juoda. Kai tik bus galutinai nustatyta kalbėtojo lytis, spektrograma taps mėlyna, jei kalbama apie moteris, ir raudona, jei kalbama apie vyrus. Programa "Time To Talk" analizuoja balsus pagal biologinę lytį.

• Stopmačio programos: Susitikimams reguliuoti taip pat galite naudoti telefonuose esančias chronometro programėles. Galite nustatyti dviejų minučių ribą, o praėjus dviem minutėms jie įsijungs, kad reikštų susitikimo pabaigą.

Tačiau reikia kitų priemonių, kurios padėtų reguliuoti kiekvieno dalyvio kalbėjimo laiką ir užtikrintų, kad kiekvienas gautų galimybę pasisakyti. Minėtos programėlės yra puikios, tačiau jos turi trūkumų. Reikia programėlių, pritaikytų susitikimams organizacijose ir gerinančių susitikimų kokybę.

Išvada

Susitikimai tampa vis sunkesni dėl įvairių priežasčių, pradedant monopolizavimu, pasiruošimo trūkumu, kuris yra viena iš didžiausių susitikimų priežasčių, per daug laiko, monopolizavimo ir dėmesio stokos. Daugelis susirinkimų baigiasi be konkrečių rezultatų ir judėjimo į priekį. Pastaruoju metu teigiama, kad susitikimai yra bevaisės pastangos. Tačiau tai gali pasikeisti efektyviai bendraujant darbuotojams ir darbdaviams per susirinkimus. Veiksmingas bendravimas gali vykti tik tada, kai jame dalyvauja daug žmonių.

Sukūrus programėlę, leidžiančią žmonėms per susirinkimą kalbėti dvi minutes, galima išspręsti šį iššūkį ir užtikrinti veiksmingus susirinkimus.

Todėl programėlių kūrėjai turėtų atkreipti dėmesį į šią problemą ir kurti programėles, kurios padėtų išspręsti šį iššūkį ir padaryti susitikimus efektyvius.