Le riunioni sono diventate un punto di frustrazione per le persone in molte organizzazioni. Le lamentele sono molte e varie. Alcuni dei problemi includono la mancanza di preparazione, che è una delle cause principali delle riunioni, l'impiego di troppo tempo nelle riunioni, la monopolizzazione, la mancanza di concentrazione e le riunioni regolari, che alla fine impediscono una comunicazione efficace in una riunione.

Sono tutti problemi validi che rendono le riunioni un altro evento noioso per molte persone in diverse organizzazioni.

Questi problemi devono essere affrontati per rendere le riunioni efficaci e fruttuose. Un problema che spicca tra tutti e che richiede un'attenzione immediata è quello della monopolizzazione delle riunioni.

La monopolizzazione è comune nelle grandi riunioni in cui un individuo o un gruppo di individui sceglie di prendere il controllo dell'intera riunione e di comportarsi come se capisse la questione in questione più di qualsiasi altra persona. Tende a dominare le discussioni e a lasciare agli altri membri poco o niente tempo per dare il proprio contributo o esporre i propri punti di vista.

Il problema è che gli altri membri si sentono inferiori e si sentono intimiditi. Inoltre, si asterranno dal contribuire e si comporteranno come se la riunione non avesse alcuna rilevanza per la loro vita. Questo atteggiamento porta all'organizzazione di riunioni inefficaci nel tempo.

La monopolizzazione riduce anche al minimo la capacità di raggiungere lo scopo della riunione. Inoltre, genera disarmonia tra i membri, rendendo difficile il raggiungimento degli obiettivi organizzativi.

Tuttavia, le organizzazioni possono gestire la monopolizzazione in diversi modi

1. Creare regole di base: Uno dei modi per ridurre la monopolizzazione è la creazione di regole di base che guidino ogni riunione. I datori di lavoro devono creare un elenco dei possibili comportamenti problematici che influenzano la riunione e descrivere il loro effetto sul processo decisionale. Quindi, è possibile creare regole che impediscano tali comportamenti. Successivamente, è necessario organizzare una riunione per discutere i comportamenti problematici e proporre le regole di base.
2. Assumetevi la responsabilità delle vostre riunioni: Come dipendenti o datori di lavoro, dovete sapere che quando permettete un comportamento sbagliato, lo state approvando. Iniziate a riconoscere che quando accettate norme sbagliate, le state rafforzando. Cambiate questo stato di cose incontrando i leader e suggerendo modi per ridurre la monopolizzazione. Non fate il gioco della colpa. Anche voi siete responsabili dei risultati delle vostre riunioni. I vostri suggerimenti possono contribuire a ridurre l'incidenza della monopolizzazione nella vostra organizzazione.
3. Assicurarsi che tutti siano pre informati sull'ordine del giorno.: Assicuratevi che ogni partecipante alla riunione riceva il piano della riunione almeno un giorno prima della riunione. È essenziale se avete membri del personale introversi che amano prepararsi in anticipo.
4. Utilizzate un'agenda con argomenti e limiti di tempo: Ogni ordine del giorno dovrebbe contenere una stima dei tempi per ogni argomento. I partecipanti utilizzeranno poi i limiti di tempo per una corretta gestione del tempo durante la riunione.
5. Rendere le persone responsabili: Quando le persone iniziano a deviare dalle regole di base, è possibile richiamarle. Ad esempio, se avete stabilito una regola di due minuti per ogni oratore e qualcuno la supera, potete richiamare l'attenzione di quella persona ricordandole le regole di base.
6. Creare una regola di due minuti per costringere le persone a essere concise.: Creare una regola dei due minuti per far parlare tutti in modo conciso. In questo modo si eviterà la monopolizzazione durante le riunioni e si darà tempo agli altri di parlare. Dopo che una persona ha parlato, lasciate che anche gli altri parlino prima di permettere alla prima persona di parlare di nuovo.
7. Prendere appunti su una lavagna o una lavagna a fogli mobili.: Scrivete il punto di vista della persona, poi impeditele di ripetere i suoi punti.
8. Utilizzate un'applicazione che regoli il tempo di parola durante le riunioni: Questo è un altro modo efficace per gestire la monopolizzazione nelle riunioni. Questa opzione non è attualmente molto utilizzata, ma è un mezzo valido per controllare la maggior parte delle sfide e dei problemi delle riunioni, compresa la monopolizzazione.

Perché sono importanti le app che regolano il tempo di parola nelle riunioni

4. Garantirà un'ampia partecipazione: Se avete una riunione di 120 minuti con 20 persone presenti, quanto tempo avrà a disposizione ogni persona? Questo dipende da alcuni fattori. Alcune persone tendono a parlare più di altre; alcune parlano più a lungo di altre, il che può causare risentimento nell'organizzazione. Come risolvere questo problema? Utilizzate un'app che regoli il tempo di comunicazione effettivo per ogni persona a soli due minuti.
5. Ridurre i risentimenti: Le riunioni sono fonte di risentimento per molti lavoratori. Non vengono ascoltati, non possono esporre i loro punti di vista, non possono dare contributi significativi, solo alcune persone prendono la parola e decidono, mentre gli altri fanno da spettatori. È possibile eliminare queste lamentele utilizzando applicazioni che regolano i tempi di comunicazione effettiva durante le riunioni. Con queste app, le persone potranno esprimere le loro opinioni e aumentare la loro partecipazione.
6. Porta a riunioni fruttuose: Molte riunioni nelle organizzazioni non sono fruttuose. Ciò è dovuto a diverse ragioni, come il dominio di una o due persone, la gestione inefficace della riunione del capo, la mancata discussione di questioni reali, le distrazioni e le conversazioni monotone che non portano a nulla.
7. Assicurarsi che tutti esprimano la propria opinione su questioni difficili: Con le app che regolano il tempo, ogni membro del personale avrà la possibilità di dire la sua anche su argomenti difficili. Invece di evitare le questioni problematiche e di girare a vuoto, scegliete di parlare dei problemi e di affrontarli con la massima serietà.
8. Aiuta a far progredire l'organizzazione: Con le app che regolano il tempo, le organizzazioni andranno avanti e si svilupperanno. Quando le persone possono contribuire e aggiungere la loro quota senza interruzioni, quando le riunioni diventano più fruttuose, l'organizzazione prenderà decisioni migliori che la aiuteranno a progredire. Saranno anche in grado di ottenere politiche migliori che aiuteranno a raggiungere gli obiettivi aziendali dell'organizzazione.
9. Eliminare il problema della monopolizzazione: Le app di regolazione del tempo possono aiutare a ridurre il problema della monopolizzazione. Assicurando che ognuno parli per soli due minuti, gli altri colleghi potranno contribuire con la loro quota al progresso dell'organizzazione.

Esempi di possibili app che regolano il tempo di comunicazione efficace nelle riunioni

• ai: Un team ha sviluppato questa app nell'ambito della sfida 100 Time della BBC per aiutare le donne a parlare in modo più deciso durante le riunioni e aiutare gli altri a tacere e ad ascoltare.

L'applicazione è stata sviluppata per salvare il modo in cui le donne vengono trascurate e ignorate nelle riunioni.

Per utilizzare l'applicazione, è necessario aprirla prima di andare alle riunioni. L'applicazione mostra la parte della riunione in cui si è parlato e gli utenti possono usarla per imparare a parlare di più o per sostenere coloro che di solito vengono ignorati quando parlano durante le riunioni.

Al termine della riunione, All.ai analizzerà la vostra voce per sapere se siete sembrati positivi o negativi, autorevoli o nervosi.

• L'applicazione Time to Talk: Questa applicazione misura automaticamente il numero di volte in cui uomini e donne parlano durante le riunioni e presenta grafici che possono essere facilmente mostrati al mondo. È integrata con Facebook e consente ad aziende, organizzazioni e privati di competere per il miglior tempo di conversazione condiviso in riunioni e discussioni.

Time To Talk valuta il tempo medio di conversazione di uomini e donne durante le riunioni ed è disponibile come applicazione per iPhone e iPad. Le conversazioni non vengono registrate, ma solo analizzate in tempo reale e non vengono salvati dati.

Mentre Time To Talk analizza una conversazione, lo spettrogramma nella parte superiore dello schermo è nero. Non appena la classificazione del sesso dell'interlocutore è definitiva, lo spettrogramma diventa blu per le donne e rosso per gli uomini. Time To Talk analizza le voci in base al sesso biologico.

• Applicazioni per il cronometro: Per regolare le riunioni si possono usare anche le app di cronometro sul telefono. Potete impostarli su un limite di due minuti, che scatteranno allo scadere dei due minuti per indicare la fine di una riunione.

Tuttavia, sono necessari altri strumenti che aiutino a regolare il tempo di parola di ogni partecipante e a garantire che tutti abbiano la possibilità di contribuire. Le app citate sono ottime, ma hanno i loro limiti. C'è bisogno di app adatte alle riunioni nelle organizzazioni e per migliorare la qualità delle riunioni.

Conclusione

Le riunioni sono diventate sempre più difficili a causa di svariate ragioni che vanno dalla monopolizzazione, alla mancanza di preparazione, che è una delle maggiori cause delle riunioni, all'impiego di troppo tempo nelle riunioni, alla monopolizzazione e alla mancanza di concentrazione. Molte riunioni si concludono senza risultati concreti e senza che si compiano passi avanti. Negli ultimi tempi le riunioni sono state definite uno sforzo inutile. Tuttavia, la situazione può cambiare con una comunicazione efficace tra dipendenti e datori di lavoro durante le riunioni. Una comunicazione efficace può avvenire solo in presenza di un'ampia partecipazione.

La creazione di un'app che consenta alle persone di parlare per due minuti durante una riunione può aiutare ad affrontare questa sfida e a dare vita a riunioni efficaci.

Pertanto, gli sviluppatori di app dovrebbero esaminare questo problema e sviluppare applicazioni per risolvere questa sfida e rendere efficaci le riunioni.