Les réunions sont devenues une source de frustration pour les membres de nombreuses organisations. Les plaintes sont nombreuses et variées. Parmi les problèmes, citons le manque de préparation, qui est l'une des principales causes des réunions, le fait de prendre trop de temps en réunion, la monopolisation, le manque de concentration et la régularité des réunions, ce qui finit par nuire à l'efficacité de la communication au cours d'une réunion.

Il s'agit là de questions valables qui font de la réunion un autre événement ennuyeux pour de nombreuses personnes dans différentes organisations.

Ces questions doivent être abordées pour rendre les réunions efficaces et fructueuses. L'un de ces problèmes, qui mérite une attention immédiate, est celui de la monopolisation des réunions.

La monopolisation est fréquente dans les grandes réunions, lorsqu'un individu ou un groupe d'individus choisit de prendre le contrôle de toute la réunion et d'agir comme s'il comprenait mieux la question que n'importe qui d'autre. Cette personne a tendance à dominer les discussions et à ne laisser aux autres membres que peu ou pas de temps pour apporter leur contribution ou faire valoir leurs points de vue.

Le problème est que les autres membres se sentent inférieurs et sont intimidés. Ils s'abstiendront également de contribuer et agiront comme si la réunion n'avait aucune incidence sur leur vie. Cette attitude conduira à l'organisation de réunions inefficaces au fil du temps.

La monopolisation réduit également la capacité à atteindre l'objectif de la réunion. Elle engendre également un manque d'harmonie entre les membres, ce qui rend difficile la réalisation des buts et objectifs de l'organisation.

Néanmoins, les organisations peuvent faire face à la monopolisation de plusieurs façons

1. Établir des règles de base : L'un des moyens de réduire la monopolisation consiste à établir des règles de base qui guideront chaque réunion. Les employeurs doivent dresser une liste des comportements problématiques susceptibles d'affecter votre réunion et décrire leurs effets sur la prise de décision. Ensuite, vous pouvez créer des règles qui empêcheront ces comportements. Ensuite, vous devez organiser une réunion pour discuter des comportements problématiques et proposer des règles de base.
2. Assumez la responsabilité de vos réunions : En tant qu'employé ou employeur, vous devez savoir que lorsque vous permettez un mauvais comportement, vous l'approuvez. Commencez par reconnaître que lorsque vous acceptez de mauvaises normes, vous les renforcez. Changez cela en rencontrant les dirigeants et en suggérant des moyens de réduire la monopolisation. Ne jouez pas au jeu des reproches. Vous êtes également responsable des résultats de vos réunions. Vos suggestions peuvent contribuer à réduire l'incidence de la monopolisation dans votre organisation.
3. Veiller à ce que tout le monde soit informé de l'ordre du jour: Veillez à ce que chaque participant à la réunion reçoive le plan de réunion au moins un jour avant la réunion. C'est essentiel si vous avez des membres du personnel introvertis qui aimeraient se préparer à l'avance.
4. Utilisez un ordre du jour avec des thèmes et des délais : Chaque ordre du jour doit comporter des estimations de temps pour chaque sujet. Les participants utiliseront ensuite les limites de temps pour gérer correctement leur temps au cours de la réunion.
5. Responsabiliser les personnes: Lorsque les participants commencent à s'écarter des règles de base, vous pouvez les rappeler à l'ordre. Par exemple, si vous avez fixé une règle de deux minutes pour chaque orateur et que quelqu'un la dépasse, vous pouvez attirer l'attention de cette personne en lui rappelant les règles de base.
6. Créer une règle d'orateur de deux minutes pour obliger les gens à être concis.: Créez une règle des deux minutes qui obligera tout le monde à parler de manière concise. Cela permet d'éviter la monopolisation pendant les réunions et de donner du temps de parole aux autres. Après qu'une personne se soit exprimée, laissez les autres personnes s'exprimer également avant de permettre à la première personne de parler à nouveau.
7. Prendre des notes sur un tableau blanc ou un tableau à feuilles mobiles: Notez le point de vue de la personne, puis empêchez-la de répéter ce qu'elle a dit.
8. Utilisez une application qui régule le temps de parole en réunion : Il s'agit d'un autre moyen efficace de gérer la monopolisation dans les réunions. Cette option n'est actuellement pas très répandue, mais c'est un moyen viable de contrôler la plupart des défis et des problèmes dans les réunions, y compris la monopolisation.

Pourquoi les applications qui régulent le temps de parole dans les réunions sont-elles importantes ?

4. Il assurera une large participation : Si vous organisez une réunion de 120 minutes avec 20 participants, combien de temps chaque personne aura-t-elle ? Cela dépend de plusieurs facteurs. Certaines personnes ont tendance à parler plus que d'autres ; certaines parlent plus longtemps que d'autres, ce qui peut susciter du ressentiment au sein de l'organisation. Comment résoudre ce problème ? Utilisez une application qui régule le temps de communication effectif de chaque personne à seulement deux minutes.
5. Réduire les ressentiments : Les réunions sont une source de ressentiment pour de nombreux travailleurs. Ils ne sont pas entendus, ils ne sont pas autorisés à faire valoir leurs points de vue, ils ne sont pas autorisés à apporter des contributions significatives, seules quelques personnes prennent la parole et décident, tandis que les autres se contentent d'observer. Vous pouvez éliminer ces plaintes en utilisant des applications qui régulent les temps de communication efficaces dans les réunions. Grâce à ces applications, les participants pourront exprimer leurs opinions et accroître leur participation.
6. Des réunions fructueuses en découlent : Beaucoup de réunions dans les organisations ne sont pas fructueuses. Cela est dû à plusieurs raisons telles que la domination d'une ou deux personnes, la gestion inefficace de la réunion du patron, l'absence de discussion sur les vraies questions, les distractions et les conversations monotones qui ne mènent nulle part.
7. Veiller à ce que chacun exprime son opinion sur les questions difficiles : Avec les applications de régulation du temps, chaque membre du personnel aura la possibilité de dire ce qu'il pense, même sur des sujets difficiles. Au lieu d'éviter les questions problématiques et de tourner en rond, choisissez de parler des problèmes et de les traiter avec le plus grand sérieux.
8. Contribue à faire avancer l'organisation : Grâce aux applications de régulation du temps, les organisations progresseront et se développeront. Lorsque les gens peuvent contribuer et ajouter leur quota sans perturbation, lorsque les réunions deviennent plus fructueuses, l'organisation prend de meilleures décisions qui l'aident à aller de l'avant. Elle sera également en mesure d'élaborer de meilleures politiques qui l'aideront à atteindre ses objectifs.
9. Éliminer le problème de la monopolisation : Les applications de régulation du temps de parole peuvent contribuer à réduire le problème de la monopolisation. En veillant à ce que chacun ne parle que deux minutes, les autres collègues pourront apporter leur contribution à l'avancement de l'organisation.

Exemples d'applications possibles pour réguler le temps de communication efficace dans les réunions

• ai : Une équipe a développé cette application dans le cadre du défi 100 Time de la BBC pour aider les femmes à s'exprimer lors de réunions et aider les autres à se taire et à écouter.

L'application a été développée pour remédier à la façon dont les femmes sont négligées et ignorées dans les réunions.

Pour utiliser l'application, vous devez l'ouvrir avant de vous rendre à vos réunions. Les utilisateurs peuvent utiliser l'application pour apprendre à s'exprimer davantage ou pour soutenir ceux qui sont généralement ignorés lorsqu'ils prennent la parole pendant les réunions.

À la fin de la réunion, All.ai analysera votre voix pour savoir si vous avez eu l'air positif ou négatif, ou si vous avez eu l'air autoritaire ou nerveux.

• L'application "Time to Talk" : Cette application mesure automatiquement le temps que les hommes et les femmes passent à parler en réunion et présente des graphiques que vous pouvez facilement montrer au monde entier. Elle est intégrée à Facebook et permet aux entreprises, aux organisations et aux particuliers de concourir pour le meilleur temps de parole équitablement partagé lors de réunions et de discussions.

Time To Talk évalue le temps de parole moyen des hommes et des femmes en réunion et est disponible sous forme d'application iPhone et iPad. Les conversations ne sont pas enregistrées, mais analysées en temps réel, et aucune donnée n'est sauvegardée.

Pendant que Time To Talk analyse une conversation, le spectrogramme en haut de l'écran est noir. Dès que la classification du sexe du locuteur est définitive, le spectrogramme devient bleu pour les femmes et rouge pour les hommes. Time To Talk analyse les voix en fonction du sexe biologique.

• Applications de chronométrage : Vous pouvez également utiliser des applications de chronométrage sur vos téléphones pour réguler vos réunions. Vous pouvez les régler sur une limite de deux minutes, et ils se déclencheront au bout de deux minutes pour signifier la fin de la réunion.

Cependant, d'autres outils sont nécessaires pour réguler le temps de parole de chaque participant et s'assurer que chacun a sa chance de contribuer. Les applications mentionnées ci-dessus sont excellentes, mais elles ont leurs limites. Il existe un besoin d'applications adaptées aux réunions dans les organisations et permettant d'améliorer la qualité des réunions.

Conclusion

Les réunions sont devenues de plus en plus difficiles pour diverses raisons : monopolisation, manque de préparation, qui est l'une des principales causes des réunions, temps excessif consacré aux réunions, monopolisation et manque de concentration. De nombreuses réunions se terminent sans résultats concrets et sans progrès. Récemment, les réunions ont été considérées comme un effort futile. Cependant, cela peut changer grâce à une communication efficace entre les employés et les employeurs au cours des réunions. Une communication efficace n'est possible qu'avec une large participation.

La création d'une application permettant aux personnes de s'exprimer pendant deux minutes lors d'une réunion peut contribuer à relever ce défi et à donner lieu à des réunions efficaces.

Les développeurs d'applications devraient donc se pencher sur cette question et développer des applications pour résoudre ce problème et rendre les réunions efficaces.