Spotkania stały się punktem frustracji dla ludzi w wielu organizacjach. Skargi są liczne i zróżnicowane. Niektóre z problemów obejmują brak przygotowania, który jest jedną z największych przyczyn spotkań, a także poświęcanie zbyt dużej ilości czasu na spotkania, monopolizację, brak koncentracji i regularne spotkania, co ostatecznie uniemożliwia skuteczną komunikację na spotkaniu.

Są to wszystkie ważne kwestie, które sprawiają, że spotkanie staje się kolejnym nudnym wydarzeniem dla wielu osób w różnych organizacjach.

Kwestie te należy rozwiązać, aby spotkania były skuteczne i owocne. Jednym z wyróżniających się problemów, który wymaga natychmiastowej uwagi, jest kwestia monopolizacji spotkań.

Monopolizacja jest powszechna na dużych spotkaniach, gdzie osoba lub grupa osób decyduje się przejąć całe spotkanie i zachowywać się tak, jakby rozumieli daną kwestię lepiej niż jakakolwiek inna osoba. Osoby te mają tendencję do dominowania w dyskusjach i dają innym uczestnikom niewiele czasu lub nie dają go wcale na wniesienie swojego wkładu lub przedstawienie swoich punktów.

Problem polega na tym, że inni członkowie czują się gorsi i są zastraszani. Będą oni również powstrzymywać się od wnoszenia wkładu i zachowywać się tak, jakby spotkanie nie miało wpływu na ich życie. Taka postawa z czasem doprowadzi do organizowania nieefektywnych spotkań.

Monopolizacja minimalizuje również możliwość osiągnięcia celu spotkania. Powoduje również dysharmonię wśród członków, utrudniając osiągnięcie celów organizacyjnych.

Niemniej jednak, organizacje mogą radzić sobie z monopolizacją na kilka sposobów

1. Stwórz podstawowe zasady: Jednym ze sposobów ograniczenia monopolizacji jest stworzenie podstawowych zasad, które będą kierować każdym spotkaniem. Pracodawcy powinni stworzyć listę możliwych problematycznych zachowań, które mają wpływ na spotkanie i opisać ich wpływ na podejmowanie decyzji. Następnie można stworzyć zasady, które zapobiegną takim zachowaniom. Następnie należy zorganizować spotkanie w celu omówienia problematycznych zachowań i zaproponowania podstawowych zasad.
2. Weź odpowiedzialność za swoje spotkania: Jako pracownik lub pracodawca musisz wiedzieć, że zezwalając na niewłaściwe zachowanie, popierasz je. Zacznij od przyznania, że akceptując złe normy, wzmacniasz je. Zmień to, spotykając się z liderami i sugerując sposoby ograniczenia monopolizacji. Nie zrzucaj winy na innych. Ty również jesteś odpowiedzialny za wyniki swoich spotkań. Twoje sugestie mogą znacznie przyczynić się do ograniczenia monopolizacji w Twojej organizacji.
3. Upewnij się, że wszyscy są wstępnie poinformowani o porządku obrad.: Upewnij się, że każdy uczestnik spotkania otrzyma plan spotkania co najmniej jeden dzień przed spotkaniem. Będzie to niezbędne, jeśli masz introwertycznych pracowników, którzy chcieliby przygotować się wcześniej.
4. Użyj agendy z tematami i limitami czasowymi: Każda agenda powinna zawierać szacunkowy czas dla każdego tematu. Uczestnicy będą następnie wykorzystywać limity czasowe do właściwego zarządzania czasem podczas spotkania.
5. Pociąganie ludzi do odpowiedzialności: Kiedy ludzie zaczynają odbiegać od podstawowych zasad, możesz ich przywołać do porządku. Na przykład, jeśli ustalisz zasadę dwuminutowego wystąpienia dla każdego mówcy, a ktoś ją przekroczy, możesz zwrócić uwagę tej osoby, przypominając jej o podstawowych zasadach.
6. Stwórz zasadę dwuminutowych wypowiedzi, aby zmusić ludzi do zwięzłości.: Stwórz zasadę dwóch minut, która sprawi, że każdy będzie mówił zwięźle. Pomoże to uniknąć monopolizacji podczas spotkań i da innym czas na wypowiedź. Po tym, jak dana osoba przemówi, pozwól innym osobom również zabrać głos, zanim pozwolisz pierwszej osobie ponownie zabrać głos.
7. Sporządzanie notatek na tablicy lub flipcharcie: Zanotuj punkt widzenia danej osoby, a następnie powstrzymaj ją przed powtórzeniem tego punktu.
8. Korzystaj z aplikacji, która reguluje czas wypowiedzi na spotkaniach: Jest to kolejny skuteczny sposób radzenia sobie z monopolizacją spotkań. Opcja ta nie jest obecnie powszechnie stosowana, ale jest to realny sposób kontrolowania większości wyzwań i problemów na spotkaniach, w tym monopolizacji.

Dlaczego aplikacje regulujące czas wypowiedzi na spotkaniach są ważne?

4. Zapewni to szerokie uczestnictwo: Jeśli spotkanie trwa 120 minut i uczestniczy w nim 20 osób, ile czasu otrzyma każda z nich? Zależy to od kilku czynników. Niektórzy ludzie mają tendencję do mówienia więcej niż inni; niektórzy mówią dłużej niż inni, co może prowadzić do niechęci w organizacji. Jak rozwiązać ten problem? Użyj aplikacji, która reguluje efektywny czas komunikacji dla każdej osoby do zaledwie dwóch minut.
5. Zmniejszenie urazy: Spotkania są źródłem niechęci dla wielu pracowników. Nie są oni wysłuchiwani, nie mogą przedstawić swoich racji, nie mogą wnieść znaczącego wkładu, tylko kilka osób zabiera głos i podejmuje decyzje, podczas gdy inni pełnią rolę obserwatorów. Możesz wyeliminować te skargi, korzystając z aplikacji, które regulują efektywny czas komunikacji podczas spotkań. Dzięki takim aplikacjom ludzie będą mogli wyrazić swoje opinie i zwiększyć swoje uczestnictwo.
6. Prowadzi do owocnych spotkań: Wiele spotkań w organizacjach nie jest owocnych. Dzieje się tak z kilku powodów, takich jak dominacja jednej lub dwóch osób, nieefektywna obsługa spotkania szefa, nieprzedyskutowanie prawdziwych kwestii, rozpraszanie uwagi i monotonne rozmowy, które prowadzą do nikąd.
7. Upewnij się, że każdy wyraża swoją opinię na temat trudnych kwestii: Dzięki aplikacjom regulującym czas, każdy pracownik będzie miał możliwość wypowiedzenia się nawet na trudne tematy. Zamiast unikać problematycznych kwestii i kręcić się w kółko, zdecyduj się mówić o problemach i radzić sobie z nimi z całą powagą.
8. Pomaga rozwijać organizację: Dzięki aplikacjom regulującym czas organizacje będą się rozwijać. Gdy ludzie mogą wnosić swój wkład i dodawać swoje zadania bez zakłóceń, gdy spotkania stają się bardziej owocne, organizacja będzie podejmować lepsze decyzje, które pomogą jej iść naprzód. Będą również w stanie uzyskać lepsze zasady, które pomogą osiągnąć cele korporacyjne organizacji.
9. Wyeliminowanie problemu monopolizacji: Aplikacje regulujące czas mogą pomóc ograniczyć kwestię monopolizacji. Zapewniając, że każdy mówi tylko przez dwie minuty, inni koledzy będą mogli wnieść swój wkład w rozwój organizacji.

Przykłady możliwych aplikacji, które regulują czas efektywnej komunikacji podczas spotkań

• ai: Zespół opracował tę aplikację w ramach wyzwania BBC 100 Time, aby pomóc kobietom zabierać głos na spotkaniach i pomóc innym uciszyć się i słuchać.

Aplikacja została opracowana, aby uratować sposób, w jaki kobiety są pomijane i ignorowane na spotkaniach.

Aby korzystać z aplikacji, należy ją otworzyć przed rozpoczęciem spotkania. Aplikacja pokaże ci część spotkania, w której zabrałeś głos, a użytkownicy mogą korzystać z aplikacji, aby nauczyć się mówić więcej lub wspierać tych, którzy są zwykle ignorowani, gdy zabierają głos podczas spotkań.

Po zakończeniu spotkania All.ai przeanalizuje Twój głos, aby dowiedzieć się, czy brzmiałeś pozytywnie czy negatywnie, czy brzmiałeś autorytatywnie czy nerwowo.

• Aplikacja Time to Talk: Aplikacja ta automatycznie mierzy czas spędzony przez mężczyzn i kobiety na rozmowach podczas spotkań i przedstawia wykresy, które można łatwo zaprezentować światu. Jest zintegrowana z Facebookiem i pozwala firmom, organizacjom i osobom prywatnym konkurować o najlepszy czas spędzony na rozmowach podczas spotkań i dyskusji.

Time To Talk ocenia średni czas wypowiedzi mężczyzn i kobiet podczas spotkań i jest dostępny jako aplikacja na iPhone'a i iPada. Rozmowy nie są nagrywane, a jedynie analizowane w czasie rzeczywistym i żadne dane nie są zapisywane.

Podczas gdy Time To Talk analizuje rozmowę, spektrogram w górnej części ekranu będzie czarny. Gdy tylko klasyfikacja płci rozmówcy zostanie ostatecznie ustalona, spektrogram zmieni kolor na niebieski dla kobiet i czerwony dla mężczyzn. Time To Talk analizuje głosy na podstawie płci biologicznej.

• Aplikacje ze stoperem: Możesz także korzystać z aplikacji stoperów na telefonach, aby regulować spotkania. Możesz ustawić je na limit dwóch minut, a po upływie dwóch minut wyłączą się, aby zasygnalizować koniec spotkania.

Istnieje jednak zapotrzebowanie na inne narzędzia, które mogą pomóc regulować czas wypowiedzi dla każdego uczestnika i zapewnić, że każdy ma szansę wnieść swój wkład. Wspomniane powyżej aplikacje są świetne, ale mają swoje ograniczenia. Istnieje zapotrzebowanie na aplikacje dostosowane do spotkań w organizacjach i poprawiające ich jakość.

Wnioski

Spotkania stają się coraz trudniejsze z różnych powodów, począwszy od monopolizacji, braku przygotowania, który jest jedną z największych przyczyn spotkań, poświęcania zbyt dużej ilości czasu na spotkania, monopolizacji i braku koncentracji. Wiele spotkań kończy się bez konkretnych rezultatów i ruchu do przodu. Niedawno spotkania zostały uznane za daremny wysiłek. Może się to jednak zmienić dzięki skutecznej komunikacji między pracownikami i pracodawcami podczas spotkań. Skuteczna komunikacja może mieć miejsce tylko wtedy, gdy istnieje szerokie uczestnictwo.

Stworzenie aplikacji, która pozwala ludziom mówić przez dwie minuty podczas spotkania, może pomóc sprostać temu wyzwaniu i zapewnić efektywne spotkania.

Dlatego twórcy aplikacji powinni przyjrzeć się tej kwestii i opracować aplikacje, które rozwiążą to wyzwanie i sprawią, że spotkania będą efektywne.