Las reuniones se han convertido en un punto de frustración para las personas de muchas organizaciones. Las quejas son muchas y variadas. Algunos de los problemas incluyen la falta de preparación, que es una de las mayores causas de las reuniones y, tomar demasiado tiempo en las reuniones, la monopolización, la falta de enfoque, y reuniones regulares y esto finalmente carece de comunicación efectiva en una reunión.

Todas estas son cuestiones válidas que hacen que las reuniones sean otro evento aburrido para muchas personas en diferentes organizaciones.

Es necesario abordar estos problemas para que las reuniones sean eficaces y fructíferas. Un problema que destaca entre ellos y que requiere atención inmediata es el de la monopolización en las reuniones.

La monopolización es habitual en las grandes reuniones, en las que una persona o un grupo de personas deciden apoderarse de toda la reunión y actuar como si entendieran el tema en cuestión mejor que cualquier otra persona. Tienden a dominar las discusiones y dejan poco o ningún tiempo a los demás miembros para hacer sus aportaciones o exponer sus puntos de vista.

El problema es que los demás miembros se sienten inferiores e intimidados. Además, se abstendrán de contribuir y actuarán como si la reunión no tuviera nada que ver con sus vidas. Con el tiempo, esta actitud llevará a la organización de reuniones ineficaces.

La monopolización también reduce al mínimo la capacidad de alcanzar el objetivo de la reunión. También da lugar a la falta de armonía entre los miembros, lo que dificulta la consecución de las metas y objetivos de la organización.

No obstante, las organizaciones pueden hacer frente a la monopolización de varias maneras

1. Crear reglas básicas: Una de las formas de reducir la monopolización es crear reglas básicas que guíen cada reunión. Los empresarios deben crear una lista de los posibles comportamientos problemáticos que afectan a su reunión y describir su efecto en la toma de decisiones. A continuación, puede crear normas que impidan esos comportamientos. A continuación, debe organizar una reunión para discutir los comportamientos problemáticos y proponer reglas básicas.
2. Asume la responsabilidad de tus reuniones: Como empleado o empresario, tienes que saber que cuando permites un comportamiento incorrecto, lo estás respaldando. Empiece por reconocer que cuando acepta malas normas, las está reforzando. Cambie esta situación reuniéndose con los líderes y sugiriendo formas de reducir la monopolización. No le eches la culpa a nadie. Usted también es responsable de los resultados de sus reuniones. Tus sugerencias pueden contribuir a reducir la incidencia de la monopolización en tu organización.
3. Garantizar que todo el mundo esté preinformado sobre el orden del día: Asegúrese de que todos los participantes en la reunión reciben el plan de la reunión al menos un día antes de la misma. Será esencial si tienes miembros del personal introvertidos a los que les encantaría prepararse de antemano.
4. Utilice un orden del día con temas y límites de tiempo: Cada orden del día debe incluir estimaciones de tiempo para cada tema. Los participantes utilizarán los límites de tiempo para gestionar adecuadamente el tiempo durante la reunión.
5. Responsabilizar a las personas: Cuando la gente empiece a desviarse de las normas básicas, puedes volver a llamarles la atención. Por ejemplo, si fijas una norma de dos minutos de intervención para cada orador y alguien la sobrepasa, puedes volver a llamar la atención de esa persona recordándole las normas básicas.
6. Crear una norma de dos minutos para obligar a la gente a ser concisa.: Cree una regla de los dos minutos para que todo el mundo hable de forma concisa. Esto ayudará a evitar la monopolización durante las reuniones y dará a los demás también tiempo para hablar. Después de que una persona haya hablado, permita que otras personas hablen también antes de permitir que la primera persona vuelva a hablar.
7. Tomar notas en una pizarra o rotafolio: Anota el punto de vista de la persona y luego impídele que lo repita.
8. Utilice una aplicación que regule el tiempo de uso de la palabra en las reuniones: Esta es otra forma eficaz de manejar la monopolización en las reuniones. Esta opción no se utiliza mucho en la actualidad, pero es un medio viable de controlar la mayoría de los retos y problemas de las reuniones, incluida la monopolización.

Por qué son importantes las aplicaciones que regulan el tiempo de palabra en las reuniones

4. Garantizará una amplia participación: Si la reunión dura 120 minutos y asisten 20 personas, ¿cuánto tiempo le corresponde a cada una? Esto dependerá de algunos factores. Algunas personas tienden a hablar más que otras; algunas hablan más tiempo que otras, lo que puede provocar resentimientos en la organización. ¿Cómo resolver este problema? Utiliza una aplicación que regule el tiempo de comunicación efectiva de cada persona a sólo dos minutos.
5. Reducir los resentimientos: Las reuniones son una fuente de resentimiento para muchos trabajadores. No se les escucha, no se les deja exponer sus puntos de vista, no se les permite hacer aportaciones significativas, solo unos pocos toman la palabra y deciden, mientras otros sirven de espectadores. Puedes eliminar estas quejas utilizando aplicaciones que regulen los tiempos de comunicación efectiva en las reuniones. Con estas aplicaciones, la gente podrá expresar sus opiniones y aumentar su participación.
6. Conduce a reuniones fructíferas: Muchas reuniones en las organizaciones no son fructíferas. Esto se debe a varias razones, como el dominio de una o dos personas, la gestión ineficaz de la reunión con el jefe, el hecho de que no se traten temas reales, las distracciones y las conversaciones monótonas que no llevan a ninguna parte.
7. Asegúrese de que todos expresan su opinión sobre las cuestiones difíciles: Con las aplicaciones que regulan el tiempo, cada miembro del personal tendrá la oportunidad de decir lo que piensa incluso sobre temas difíciles. En lugar de evitar las cuestiones problemáticas y dar vueltas en círculos, opta por hablar de los problemas y tratarlos con toda seriedad.
8. Ayuda a que la organización avance: Con las apps que regulan el tiempo, las organizaciones avanzarán y se desarrollarán. Cuando las personas puedan contribuir y añadir su cuota sin interrupciones, cuando las reuniones sean más fructíferas, la organización tomará mejores decisiones que la harán avanzar. También podrán conseguir mejores políticas que ayuden a alcanzar los objetivos corporativos de la organización.
9. Eliminar el problema de la monopolización: Las aplicaciones de regulación del tiempo pueden ayudar a reducir el problema de la monopolización. Garantizando que todo el mundo hable solo dos minutos, los demás compañeros podrán contribuir con su cuota al avance de la organización.

Ejemplos de posibles Apps que regulan el tiempo de comunicación efectiva en las reuniones

• ai: Un equipo desarrolló esta aplicación en el reto 100 Time de la BBC para ayudar a las mujeres a hablar en las reuniones y a los demás a callarse y escuchar.

La aplicación se desarrolló para salvar la forma en que se pasa por alto e ignora a las mujeres en las reuniones.

Para utilizar la aplicación, tienes que abrirla antes de ir a tus reuniones. Te mostrará la parte de la reunión en la que has hablado, y los usuarios pueden usar la app para aprender a hablar más o apoyar a aquellos que suelen ser ignorados cuando hablan durante las reuniones.

Al final de la reunión, All.ai analizará tu voz para saber si sonaste positivo o negativo, o si sonaste autoritario o nervioso.

• Aplicación Hora de hablar: Esta aplicación mide automáticamente el tiempo que hombres y mujeres dedican a hablar en las reuniones y presenta gráficos que puedes mostrar fácilmente al mundo. Está integrada con Facebook y permite a empresas, organizaciones y particulares competir por el mejor tiempo de conversación compartido en reuniones y debates.

Time To Talk evalúa el tiempo medio de conversación de hombres y mujeres en las reuniones y está disponible como aplicación para iPhone y iPad. Las conversaciones no se graban, solo se analizan en tiempo real, y no se guardan datos.

Mientras Time To Talk analiza una conversación, el espectrograma de la parte superior de la pantalla estará en negro. En cuanto la clasificación del sexo del hablante sea definitiva, el espectrograma se volverá azul para las mujeres y rojo para los hombres. Time To Talk analiza las voces en función del sexo biológico.

• Aplicaciones de cronómetro: También puedes utilizar aplicaciones de cronómetro en tus teléfonos para regular tus reuniones. Puedes ponerles un límite de dos minutos, y se activarán al cabo de dos minutos para señalar el final de la reunión.

Sin embargo, hacen falta otras herramientas que ayuden a regular el tiempo de palabra de cada participante y garanticen que todos tengan su oportunidad de contribuir. Las aplicaciones mencionadas son estupendas, pero tienen sus limitaciones. Hacen falta aplicaciones adaptadas a las reuniones en las organizaciones y que mejoren la calidad de las mismas.

Conclusión

Las reuniones se han vuelto cada vez más difíciles por diversas razones, que van desde la monopolización, la falta de preparación, que es una de las mayores causas de las reuniones, a tomarse demasiado tiempo en las reuniones, la monopolización y la falta de concentración. Muchas reuniones terminan sin resultados concretos ni avances. Últimamente se dice que las reuniones son un esfuerzo inútil. Sin embargo, esto puede cambiar con una comunicación eficaz entre los empleados y los empresarios durante las reuniones. La comunicación eficaz sólo puede darse cuando hay una amplia participación.

Crear una aplicación que permita hablar durante dos minutos en una reunión puede ayudar a afrontar este reto y dar lugar a reuniones eficaces.

Por lo tanto, los desarrolladores de aplicaciones deberían estudiar este problema y desarrollar aplicaciones para resolverlo y hacer que las reuniones sean eficaces.