As reuniões tornaram-se um ponto de frustração para as pessoas em muitas organizações. As queixas são muitas e variadas. Alguns dos problemas incluem a falta de preparação, que é uma das maiores causas das reuniões e, demorar demasiado tempo nas reuniões, monopolização, falta de concentração e reuniões regulares, o que acaba por impedir uma comunicação eficaz numa reunião.

Todas estas são questões válidas que tornam a reunião mais um evento aborrecido para muitas pessoas em diferentes organizações.

Estas questões têm de ser resolvidas para tornar as reuniões eficazes e frutuosas. Um problema que se destaca entre eles e que precisa de atenção imediata é a questão da monopolização nas reuniões.

A monopolização é comum em grandes reuniões em que um indivíduo ou um grupo de indivíduos opta por assumir o controlo de toda a reunião e agir como se compreendesse o assunto em questão mais do que qualquer outra pessoa. Tende a dominar as discussões e dá a qualquer outro membro pouco ou nenhum tempo para dar a sua contribuição ou expor os seus pontos de vista.

O problema é que isso faz com que os outros membros se sintam inferiores e se sintam intimidados. Além disso, abstêm-se de contribuir e agem como se a reunião não tivesse qualquer importância para as suas vidas. Esta atitude conduzirá à organização de reuniões ineficazes ao longo do tempo.

A monopolização também minimizou a capacidade de alcançar o objetivo da reunião. Além disso, dá origem a desarmonia entre os membros, dificultando a consecução das metas e objectivos organizacionais.

No entanto, as organizações podem lidar com a monopolização de várias formas

1. Criar regras básicas: Uma das formas de reduzir a monopolização é criar regras básicas que orientem cada reunião. Os empregadores devem criar uma lista dos possíveis comportamentos problemáticos que afectam a reunião e descrever o seu efeito na tomada de decisões. Depois, podem criar regras que evitem esses comportamentos. De seguida, devem organizar uma reunião para discutir os comportamentos problemáticos e propor regras básicas.
2. Assumir a responsabilidade pelas suas reuniões: Enquanto trabalhador ou empregador, tem de saber que quando permite um comportamento errado, está a apoiá-lo. Comece por reconhecer que, quando aceita más normas, está a reforçá-las. Mude esta situação reunindo-se com os líderes e sugerindo formas de reduzir a monopolização. Não jogue o jogo da culpa. Também é responsável pelos resultados das suas reuniões. A sua sugestão pode ajudar a reduzir a incidência da monopolização na sua organização.
3. Assegurar que todos são previamente informados sobre a ordem de trabalhos: Certifique-se de que todos os participantes na reunião recebem o plano da reunião pelo menos um dia antes da mesma. Será essencial se tiver membros do pessoal introvertidos que gostariam de se preparar com antecedência.
4. Utilizar uma agenda com tópicos e limites de tempo: Cada ordem de trabalhos deve incluir estimativas de tempo para cada tópico. Os participantes utilizarão então os limites de tempo para uma gestão correcta do tempo durante a reunião.
5. Responsabilizar as pessoas: Quando as pessoas começam a desviar-se das regras básicas, pode chamá-las de volta. Por exemplo, se definir uma regra de dois minutos para cada orador e alguém a ultrapassar, pode chamar a atenção dessa pessoa, recordando-lhe as regras básicas.
6. Criar uma regra de dois minutos para obrigar as pessoas a serem concisas: Criar uma regra de dois minutos que obrigue toda a gente a falar de forma concisa. Isto ajudará a evitar a monopolização durante as reuniões e dará aos outros tempo para falarem também. Depois de uma pessoa ter falado, permita que outras pessoas falem também antes de permitir que a primeira pessoa fale novamente.
7. Tomar notas num quadro branco ou num flip chart: Escreva o ponto de vista da pessoa e depois impeça-a de repetir os seus pontos.
8. Utilize uma aplicação que regula o tempo de intervenção nas reuniões: Esta é outra forma eficaz de lidar com a monopolização nas reuniões. Esta opção não é atualmente muito utilizada, mas é um meio viável de controlar a maioria dos desafios e problemas nas reuniões, incluindo a monopolização.

Porque é que as aplicações que regulam o tempo de intervenção nas reuniões são importantes

4. Assegurará uma ampla participação: Se tiver uma reunião de 120 minutos com 20 pessoas presentes, quanto tempo é que cada pessoa terá? Isso dependerá de alguns factores. Algumas pessoas tendem a falar mais do que outras; algumas falam mais tempo do que outras, o que pode levar a ressentimentos na organização. Como é que se resolve este problema? Utilize uma aplicação que regula o tempo efetivo de comunicação de cada pessoa para apenas dois minutos.
5. Reduzir os ressentimentos: As reuniões são uma fonte de ressentimento para muitos trabalhadores. Não são ouvidos, não lhes é permitido expor os seus pontos de vista, não lhes é permitido dar contributos significativos, apenas algumas pessoas tomam a palavra e decidem, enquanto outras ficam a assistir. É possível eliminar estas queixas utilizando aplicações que regulam os tempos de comunicação efectiva nas reuniões. Com estas aplicações, as pessoas podem dar voz às suas opiniões e aumentar a sua participação.
6. Conduz a reuniões frutuosas: Muitas reuniões nas organizações não são frutuosas. Isto deve-se a várias razões, como o domínio por uma ou duas pessoas, a gestão ineficaz da reunião do chefe, a não discussão de questões reais, as distracções e as conversas monótonas que não levam a lado nenhum.
7. Assegurar que todos expressam a sua opinião sobre questões difíceis: Com as aplicações que regulam o tempo, cada membro do pessoal terá a oportunidade de dizer o que pensa, mesmo sobre assuntos difíceis. Em vez de evitar as questões problemáticas e andar em círculos, opte por falar sobre os problemas e tratá-los com toda a seriedade.
8. Ajuda a fazer avançar a organização: Com as aplicações que regulam o tempo, as organizações vão avançar e desenvolver-se. Quando as pessoas puderem contribuir e acrescentar a sua quota sem interrupções, quando as reuniões se tornarem mais proveitosas, a organização tomará melhores decisões que a ajudarão a avançar. Poderão também obter melhores políticas que ajudarão a alcançar os objectivos empresariais da organização.
9. Eliminar o problema da monopolização: As aplicações de regulação do tempo podem ajudar a reduzir o problema da monopolização. Ao garantir que todos falam durante apenas dois minutos, os outros colegas podem contribuir com a sua quota para o progresso da organização.

Exemplos de possíveis aplicações que regulam o tempo de comunicação efectiva nas reuniões

• a: Uma equipa desenvolveu esta aplicação no âmbito do desafio 100 Time da BBC para ajudar as mulheres a falar em reuniões e ajudar os outros a ficarem calados e a ouvirem.

A aplicação foi desenvolvida para salvar a forma como as mulheres são negligenciadas e ignoradas nas reuniões.

Para utilizar a aplicação, tem de a abrir antes de ir para as reuniões. Os utilizadores podem utilizar a aplicação para aprender a falar mais alto ou apoiar aqueles que são normalmente ignorados quando estão a falar durante as reuniões.

No final da reunião, All.ai analisará a sua voz para saber se soou positivo ou negativo, ou se pareceu autoritário ou nervoso.

• Aplicação Time to Talk: Esta aplicação mede automaticamente o número de vezes que homens e mulheres passam a falar em reuniões e apresenta gráficos que pode facilmente mostrar ao mundo. Está integrada no Facebook e permite que empresas, organizações e pessoas privadas concorram para obter o melhor tempo de conversa partilhado em reuniões e discussões.

O Time To Talk avalia o tempo médio de conversação de homens e mulheres em reuniões e está disponível como aplicação para iPhone e iPad. As conversas não são gravadas, apenas analisadas em tempo real, e nenhum dado é guardado.

Enquanto o Time To Talk analisa uma conversa, o espetrograma no topo do ecrã fica preto. Assim que a classificação do sexo do orador for definitiva, o espetrograma ficará azul para as mulheres e vermelho para os homens. O Time To Talk analisa as vozes com base no sexo biológico.

• Aplicações de cronómetro: Também pode utilizar aplicações de cronómetro nos seus telemóveis para regular as suas reuniões. Pode defini-los com um limite de dois minutos e eles disparam ao fim de dois minutos para indicar o fim de uma reunião.

No entanto, são necessárias outras ferramentas que possam ajudar a regular o tempo de intervenção de cada participante e garantir que todos têm a sua oportunidade de contribuir. As aplicações mencionadas acima são óptimas, mas têm as suas limitações. São necessárias aplicações adaptadas às reuniões nas organizações e para melhorar a qualidade das reuniões.

Conclusão

As reuniões tornaram-se cada vez mais difíceis devido a várias razões que vão desde a monopolização, à falta de preparação, que é uma das maiores causas das reuniões, ao facto de se demorar demasiado tempo nas reuniões, à monopolização e à falta de concentração. Muitas reuniões terminam sem resultados concretos e sem avanços. Recentemente, as reuniões têm sido apontadas como um esforço inútil. No entanto, esta situação pode mudar com uma comunicação eficaz entre os trabalhadores e os empregadores durante as reuniões. A comunicação efectiva só pode acontecer quando existe uma ampla participação.

A criação de uma aplicação que permita às pessoas falar durante dois minutos numa reunião pode ajudar a resolver este desafio e dar origem a reuniões eficazes.

Por conseguinte, os criadores de aplicações devem analisar esta questão e desenvolver aplicações para resolver este desafio e tornar as reuniões eficazes.